SharePoint intranet voor interne samenwerking

Bij veel organisaties staat informatie verspreid over verschillende plekken. Documenten staan op netwerkschijven, in Teams-kanalen, op verschillende SharePoint sites of in e-mails. Medewerkers weten vaak wel dat bepaalde informatie ergens bestaat, maar niet waar ze deze precies kunnen vinden.

In de praktijk betekent dit dat medewerkers regelmatig tijd kwijt zijn aan zoeken. Een document wordt meerdere keren opnieuw opgevraagd, verschillende versies circuleren naast elkaar en nieuwe collega’s moeten vaak eerst uitzoeken waar informatie binnen de organisatie te vinden is.

Dit soort situaties lijken klein, maar komen dagelijks terug. Daardoor gaat er ongemerkt veel tijd verloren aan het zoeken naar documenten of het opnieuw delen van informatie die eigenlijk al beschikbaar is.

Een intranet kan helpen om hier meer structuur in te brengen. Met SharePoint kun je een centrale plek creëren waar medewerkers nieuws, documenten, procedures en andere interne informatie kunnen vinden. In plaats van dat informatie verspreid staat over verschillende systemen, wordt deze samengebracht op één overzichtelijke plek.

Omdat SharePoint onderdeel is van Microsoft 365, sluit het goed aan op tools die medewerkers al gebruiken. Documenten kunnen bijvoorbeeld direct vanuit Teams worden geopend, nieuwsberichten kunnen worden gedeeld via het intranet en bestanden worden automatisch opgeslagen binnen de SharePoint structuur. Hierdoor ontstaat een digitale werkplek waarin informatie beter georganiseerd is en makkelijker terug te vinden blijft.

Een SharePoint intranet bestaat meestal uit meerdere sites die samen de digitale werkplek van een organisatie vormen. In plaats van één grote pagina wordt informatie verdeeld over verschillende onderdelen, zodat medewerkers sneller kunnen vinden wat ze zoeken.Door deze structuur kunnen documenten, nieuws en informatie logisch worden georganiseerd. Afdelingen krijgen hun eigen plek, projecten kunnen apart worden ingericht en belangrijke informatie blijft centraal toegankelijk.

De startpagina vormt meestal het centrale punt van het intranet. Dit is de plek waar medewerkers terechtkomen wanneer zij het intranet openen. Op de startpagina staat vaak een overzicht van de belangrijkste informatie binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan: bedrijfsnieuws en interne updates. belangrijke aankondigingen, snelle links naar veelgebruikte applicaties en recente of veelgebruikte documenten. De startpagina helpt medewerkers om snel overzicht te krijgen en direct door te navigeren naar de informatie die zij nodig hebben.

Naast de centrale startpagina krijgen afdelingen vaak hun eigen pagina binnen het intranet. Hier kunnen teams informatie delen die specifiek voor hun afdeling relevant is. Op een afdelingspagina kunnen bijvoorbeeld staan: HR procedures en personeelsinformatie, IT handleidingen en supportinformatie. financiële documenten of rapportages en interne werkinstructies. Door informatie per afdeling te organiseren ontstaat er meer overzicht. Medewerkers weten sneller waar zij bepaalde informatie kunnen vinden.

Voor projecten kunnen aparte SharePoint sites worden ingericht. Binnen zo’n projectsite kunnen teamleden samenwerken aan documenten en informatie delen. Een projectsite kan bijvoorbeeld bevatten: projectdocumentatieplanning en voortgangsinformatie, projectnotities en relevante bestanden en rapportages. Omdat alle projectinformatie op één plek staat, hoeven teamleden minder te zoeken naar documenten of eerdere versies.

Documentbibliotheken vormen een belangrijk onderdeel van SharePoint. Hier worden documenten opgeslagen en georganiseerd. SharePoint biedt hierbij verschillende functies die helpen om documenten overzichtelijk te houden, zoals: versiebeheer van documenten, metadata om documenten te categoriseren, toegangsrechten per document of map en zoekfunctionaliteit Hierdoor blijft duidelijk welke versie van een document actueel is en kunnen medewerkers documenten eenvoudiger terugvinden.

Kun je SharePoint gebruiken als intranet?

Ja. Veel organisaties gebruiken SharePoint als intranetplatform binnen Microsoft 365. Met SharePoint kunnen organisaties een centrale plek maken waar medewerkers bedrijfsnieuws, documenten, procedures en interne informatie kunnen vinden.

Een SharePoint intranet kan worden ingericht met verschillende pagina’s voor afdelingen, projecten en kennisbanken. Daarnaast kan het intranet worden uitgebreid met integraties met Teams, Power Automate, Power Apps en Power BI.

Kunnen externe gebruikers toegang krijgen tot een SharePoint intranet?

Ja, SharePoint ondersteunt het gebruik van externe gebruikers. Organisaties kunnen partners, leveranciers of klanten toegang geven tot specifieke sites of documenten.

De toegang kan per site, map of document worden ingesteld. Hierdoor kan informatie veilig worden gedeeld zonder dat externe gebruikers toegang krijgen tot het volledige intranet.

Is SharePoint geschikt voor documentbeheer?

SharePoint wordt door veel organisaties gebruikt als documentmanagementsysteem. Documenten kunnen worden opgeslagen in documentbibliotheken waarin versiebeheer, metadata en toegangsrechten worden gebruikt.

Hierdoor blijft duidelijk welke versie van een document actueel is en kunnen documenten eenvoudiger worden teruggevonden. Daarnaast ondersteunt SharePoint zoekfunctionaliteiten en workflows die helpen bij het beheren en goedkeuren van documenten.

Kun je processen automatiseren binnen een SharePoint intranet?

Ja. Met Power Automate kunnen we processen automatiseren die met documenten of formulieren te maken hebben. Voorbeelden hiervan zijn: goedkeuringsprocessen voor documentenmeldingen wanneer nieuwe bestanden worden toegevoegd, automatische archivering van documenten of workflows voor interne aanvragen. Door dit soort processen te automatiseren wordt handmatig werk verminderd en blijven processen beter beheersbaar.

Kan een SharePoint intranet worden uitgebreid met applicaties?

Zeker. Met Power Apps kunnen organisaties applicaties bouwen die direct samenwerken met SharePoint. Denk bijvoorbeeld aan formulieren voor HR aanvragen, meldingssystemen of interne registraties. Deze applicaties kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in het intranet, zodat medewerkers ze direct vanuit de intranetomgeving kunnen gebruiken.

Is SharePoint geschikt voor kleine en middelgrote organisaties?

Ja. SharePoint wordt gebruikt door organisaties van verschillende groottes. Vooral organisaties die al met Microsoft 365 werken kunnen relatief eenvoudig een intranet opzetten met SharePoint. Omdat SharePoint flexibel kan worden ingericht, kan een intranet klein beginnen en later worden uitgebreid met extra functionaliteiten of integraties.

Wat is het verschil tussen SharePoint en Microsoft Teams?

Microsoft Teams wordt vooral gebruikt voor dagelijkse communicatie en samenwerking binnen teams. Medewerkers gebruiken Teams bijvoorbeeld voor chats, vergaderingen en het delen van bestanden binnen een team of project.

SharePoint vormt de basis voor het documentbeheer en intranetfunctionaliteiten binnen Microsoft 365. Documenten die in Teams worden gedeeld, worden bijvoorbeeld opgeslagen in SharePoint. Daarnaast wordt SharePoint vaak gebruikt om intranetpagina’s, kennisbanken en documentstructuren te beheren.

In de praktijk vullen Teams en SharePoint elkaar dus aan: Teams voor communicatie en samenwerking, SharePoint voor informatie en documentbeheer.