Use case · Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
De uitdaging
Financiële rapportages kwamen handmatig tot stand in Excel, waren bij oplevering alweer verouderd en leidden tot fouten en discussies over welke cijfers nu klopten.
Onze aanpak
omData bouwt een Power BI dashboard met een solide datamodel dat cijfers uit onder andere Exact Online, AFAS en Excel samenbrengt, voorziet van eenduidige KPI-definities en automatisch ververst.
Het resultaat
Directie en finance sturen op actuele, betrouwbare cijfers in plaats van maandelijkse terugblikken, met minder handwerk en één gedeelde versie van de waarheid.
De uitdaging: sturen op verouderde cijfers
Bij veel organisaties komt de financiële rapportage nog grotendeels handmatig tot stand. Een medewerker exporteert cijfers uit de boekhouding, plakt deze in Excel, combineert ze met gegevens uit andere systemen en maakt daar maandelijks een overzicht van. Dat kost niet alleen tijd, maar de cijfers zijn bij oplevering vaak alweer verouderd.
Daarnaast ontstaan er in de praktijk fouten. Een verkeerde formule, een verschoven kolom of een handmatige typefout kan het hele overzicht beïnvloeden. Omdat verschillende afdelingen bovendien hun eigen versie van de waarheid bijhouden, ontstaan er discussies over welke cijfers nu kloppen.
Voor directie en finance betekent dit dat beslissingen worden genomen op basis van cijfers die dagen of weken oud zijn. Vragen als hoe staan we er deze maand voor, welke debiteuren lopen achter of hoe ontwikkelt onze marge zich zijn niet direct te beantwoorden zonder eerst nieuwe overzichten samen te stellen.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: één financieel dashboard
Wij bouwen een Power BI dashboard dat de belangrijkste financiële cijfers automatisch samenbrengt op één plek. In plaats van losse Excel-bestanden krijgt de organisatie een centraal dashboard waarin actuele cijfers overzichtelijk worden gepresenteerd. Directie en finance kunnen in één oogopslag zien hoe de organisatie ervoor staat.
Het dashboard wordt volledig afgestemd op de manier waarop jouw organisatie stuurt. Samen bepalen we welke kengetallen relevant zijn en hoe deze het beste inzichtelijk worden gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan:
- Omzet, kosten en marge, uitgesplitst per periode, afdeling of product
- Liquiditeit en cashflow, met inzicht in openstaande posten
- Debiteuren en crediteuren, inclusief betalingstermijnen en achterstanden
- Budget versus realisatie, zodat afwijkingen direct opvallen
- Prognoses en trends over meerdere maanden of jaren
Omdat het dashboard grafisch is opgebouwd, worden ontwikkelingen en afwijkingen sneller zichtbaar dan in een tabel met cijfers. Gebruikers kunnen bovendien inzoomen op details, bijvoorbeeld van een totale omzet naar de onderliggende posten, zonder dat daar een nieuw rapport voor nodig is.
Hoe het werkt: van bron tot inzicht
De kracht van een goed dashboard zit in het datamodel eronder. Wij zorgen dat de cijfers uit verschillende bronnen op een correcte en logische manier aan elkaar worden gekoppeld. Data uit de boekhouding, het ERP-systeem en aanvullende Excel-bestanden worden samengebracht in één consistent model, zodat cijfers uit verschillende systemen daadwerkelijk vergelijkbaar zijn.
In dat datamodel leggen we de berekeningen en definities vast die voor jouw organisatie gelden. Wat verstaan we precies onder marge, hoe wordt omzet toegerekend aan een periode en welke posten horen bij welke afdeling? Door deze logica centraal vast te leggen, rekent iedereen voortaan met dezelfde definities en verdwijnen discussies over verschillende versies van de cijfers.
Vervolgens richten we een automatische verversing in. Op vaste momenten haalt het dashboard de nieuwste gegevens uit de bronsystemen op, zodat de cijfers actueel blijven zonder dat iemand handmatig hoeft te exporteren of te kopiëren. De rapportage die voorheen dagen kostte, is daardoor continu beschikbaar en up-to-date.
- 1Bronnen koppelen in één datamodel
- 2Definities en berekeningen vastleggen
- 3Automatische verversing inrichten
- 4Actueel inzicht in het dashboard
Koppelingen met bestaande systemen
Een financieel dashboard is pas waardevol als het put uit de systemen waar de cijfers daadwerkelijk ontstaan. Wij ontwikkelen eigen API-koppelingen waarmee we data veilig en betrouwbaar uit je bronsystemen halen. Zo koppelen we onder andere met boekhoud- en ERP-systemen zoals Exact Online en AFAS, en met bronnen als SQL-databases, Oracle, SAP en Databricks.
Ook gegevens die nog in Excel of losse bestanden staan, kunnen worden meegenomen. In de praktijk is een financieel beeld vaak een combinatie van gestructureerde systeemdata en aanvullende overzichten die de organisatie zelf bijhoudt. Door beide werelden te verbinden, ontstaat een compleet beeld in plaats van losse deeloverzichten.
Omdat wij met een procesgestuurde aanpak werken, kijken we niet alleen naar de techniek maar ook naar de manier waarop finance werkt. Zo sluit het dashboard aan op de bestaande rapportagecyclus en de vragen die binnen de organisatie leven.
Wat het oplevert
Met een Power BI dashboard voor financiële sturing beschikt de organisatie over actueel inzicht in plaats van maandelijkse terugblikken. Directie en finance kunnen sneller reageren op ontwikkelingen, afwijkingen tijdig signaleren en beslissingen onderbouwen met betrouwbare cijfers.
Daarnaast vermindert het handmatige werk aanzienlijk. De tijd die voorheen naar het samenstellen van overzichten ging, kan worden besteed aan analyse en advies. En doordat iedereen met dezelfde cijfers en definities werkt, ontstaat er meer vertrouwen in de rapportage en minder discussie over de juistheid ervan.
Veilig in je eigen Microsoft 365-omgeving
Wij bouwen het dashboard binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. Dat betekent dat de cijfers en het onderliggende datamodel in je eigen, vertrouwde omgeving blijven en dat je zelf eigenaar blijft van de data. Toegang tot het dashboard kan per gebruiker of rol worden ingericht, zodat gevoelige financiële informatie alleen zichtbaar is voor de mensen die deze mogen zien.
Om de organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Power BI. Zo kunnen zij het dashboard in de toekomst zelf uitbreiden en aanpassen aan nieuwe vragen. Wij werken daarbij met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.
- Eigen Microsoft 365-tenant
- Zelf eigenaar van de data
- Toegang per gebruiker of rol
- Incompany Power BI-training
Andere use cases
Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Microsoft FabricMicrosoft Fabric datawarehouse voor rapportage
Data uit meerdere vestigingen en bronnen geconsolideerd tot één betrouwbare, bedrijfsbrede rapportage.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75