Privacy Statement OmData

Verkrijging persoonsgegevens

Indien u gebruikmaakt van de diensten van OmData, verstrekt u zelf een aantal persoonsgegevens aan OmData, of worden persoonsgegevens van u verkregen in het kader van de overeenkomst. Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens die betrekking hebben op geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Categorieën persoonsgegevens

OmData verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Persoons- Contact- en NAW-gegevens, waaronder geboortedatum, locatiegegevens, telefoonnummer, e-mailadres;
• Bedrijfsgegevens, waaronder btw-nummer en KvK-nummer;
• Afwijkend afleveradres;
• Voertuiggegevens, waaronder kentekengegevens;
• Financiële gegevens, waaronder transactiegegeven;
• Accountgegevens, waaronder tevens uw wachtwoord en gebruikersnaam;
• Overige door u zelf verstrekte persoonsgegevens;
• Gegevens aangeleverd door derden.

Doel van de verwerking

De persoonsgegevens die door OmData verwerkt worden, hebben ten doel om:

• contact met u op te nemen om u te informeren over de door u afgenomen diensten en de uitvoering daarvan;
• haar diensten te kunnen uitvoeren;
• haar dienstverlening te verbeteren;
• betalingen te kunnen verrichten;
• wettelijke verplichtingen na te kunnen komen;
• marketing en communicatie uitingen te kunnen doen, waaronder het verbeteren van de website door middel van het analyseren van bezoekersgedrag op de website;
• nieuwsbrieven te kunnen versturen;
• gepersonaliseerde aanbiedingen te kunnen doen;
• met derden gegevens uit te wisselen ten behoeve van de uitvoering van de dienstverlening, voor zover dit noodzakelijk is.

Grondslag verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is slechts mogelijk op grond van de hiernavolgende grondslagen: (i) wettelijke verplichting, (ii) uitvoering overeenkomst, (iii) verkregen (uitdrukkelijke) toestemming van de betrokkenen, en (iv) gerechtvaardigd belang. Bij het verlenen van de diensten van OmData worden persoonsgegevens verwerkt. OmData verwerkt uitsluitend gegevens die OmData noodzakelijk acht voor (het verbeteren van) de dienstverlening en gaat zorgvuldig om met de (persoons)gegevens die zij over u en uw gebruik van de diensten heeft verzameld. De grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de overeenkomst die u met OmData bent aangegaan. Ook kunnen er persoonsgegevens van u verwerkt worden door het bezoeken van de website www.omdata.nl indien u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Noodzaak verwerking

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om de dienstverlening uit te kunnen voeren. De diensten die OmData biedt, kunnen zonder het verwerken van uw persoonsgegevens niet volledig uitgevoerd worden. Indien voor specifieke doeleinden met betrekking tot de persoonsgegevens uw expliciete toestemming is vereist, dient u hiervoor separaat toestemming te geven.

Geautomatiseerde besluitvorming

Indien sprake is van enige geautomatiseerde besluitvorming, wordt deze besluitvorming verricht door computersystemen en/of computerprogramma's zonder tussenkomst van menselijk handelen. De betrokkene is zelf verantwoordelijk voor de gegevens die hij of zij verstrekt en die ten tijde van de geautomatiseerde besluitvorming worden gebruikt. Indien de gegevens niet juist of onvolledig blijken te zijn, komt de schade ten gevolge hiervan voor rekening en risico van de betrokkene. Hieronder wordt tevens verstaan het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van de overeenkomst.

Bewaartermijn

De door OmData verwerkte persoonsgegevens worden bewaard conform de relevante wet- en regelgeving. Indien een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wet- of regelgeving, worden de persoonsgegevens langer bewaard conform deze eisen. Alle (verkregen) persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.

Verwerking door derden

OmData deelt persoonsgegevens slechts met derden indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst en om te voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Er worden geen persoonsgegevens verkocht. Op OmData kan een wettelijke verplichting rusten om persoonsgegevens met derden te delen. Indien met derden persoonsgegevens worden gedeeld, worden hiervoor verwerkersovereenkomsten gesloten. De derden waarmee persoonsgegevens gedeeld worden zijn:

• De Payment Provider, ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn financiële gegevens.
• De Boekhouder, ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn contact- en NAW-gegevens en financiële gegevens.
• Softwareleveranciers, ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn de contact- en NAW-gegevens.
• Websitebeheerder, ten behoeve van uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn de contact- en NAW-gegevens.
• Ingeschakelde derden, ten behoeve van uitvoering van de overeenkomst. De categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden zijn de contact- en NAW-gegevens.

Cookies en analyse van websitebezoek

Op de website www.omdata.nl gebruikt OmData cookies en vergelijkbare technieken. Functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken, plaatst OmData altijd. Cookies plaatst OmData uitsluitend nadat u daarvoor in de cookiebanner toestemming hebt gegeven. De scripts van Microsoft Clarity laden pas na uw toestemming. U kunt uw keuze op elk moment herzien via de knop 'Cookie-instellingen' onderaan de website.

OmData gebruikt Google Consent Mode. Dat betekent dat de meetsoftware van Google (Google Tag Manager) bij ieder bezoek wordt geladen, maar zonder uw toestemming uitsluitend geanonimiseerde, cookieloze signalen naar Google stuurt: er worden dan geen cookies geplaatst en u wordt niet geïdentificeerd. Deze signalen gebruikt Google alleen om geaggregeerde statistieken te schatten. Pas nadat u toestemming hebt gegeven, worden cookies geplaatst en volgt volledige meting.

Deze diensten worden geladen via Google Tag Manager. Het gaat om de volgende partijen:

• Google Analytics: meet hoe bezoekers de website gebruiken (bezochte pagina's, herkomst en de duur van het bezoek), zodat OmData de website kan verbeteren.
• Google Ads: meet welke advertenties tot een aanvraag leiden en maakt het tonen van relevante advertenties mogelijk.
• Microsoft Clarity: legt geanonimiseerde opnames van muisbewegingen, klikken en scrollen vast om te zien waar bezoekers vastlopen. Ingevoerde gegevens in formuliervelden worden daarbij afgeschermd.

Google en Microsoft kunnen bij deze verwerking gegevens buiten de Europese Unie verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Dit gebeurt op grond van uw toestemming en met de daarvoor geldende waarborgen. Voor meer informatie over hun verwerking verwijzen wij naar de privacyverklaringen van deze partijen.

Toegang tot uw Microsoft-omgeving via het portaal

Gebruikt u het omData-portaal (data-chat of governance-scans), dan koppelt u uw eigen Microsoft 365-omgeving. Wat daarbij gebeurt:

• Toegang is uitsluitend read-only en start pas nadat u (of een beheerder van uw organisatie) daar via Microsoft expliciet toestemming voor geeft. U kunt de koppeling op elk moment verbreken in het portaal.
• Wij lezen alleen wat nodig is voor de gekozen functie: bij de chat uw vraag, de structuur van uw datamodel en het (gemaskeerde) queryresultaat; bij de scans metagegevens zoals namen van sites, flows of tabellen, permissies en instellingen. Wij kopiëren uw brondata niet naar ons platform.
• Toegangssleutels (tokens) bewaren wij versleuteld (AES); alle verwerking vindt standaard 100% binnen de EU plaats. De toegang is per organisatie gescheiden, zodat niemand bij de gegevens van een andere organisatie kan.
• Scanresultaten en bevindingen bewaren wij zolang uw account actief is; na beëindiging verwijderen wij deze volgens de termijn in de verwerkersovereenkomst. Verbreekt u de koppeling, dan verwijderen wij de opgeslagen toegangssleutel.
• U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering; via het portaal beheert u de koppeling en de gekozen bronnen zelf.

De precieze afspraken staan in onze verwerkersovereenkomst en de lijst met sub-verwerkers. Wij verwerken uw gegevens minimaal even zorgvuldig als de privacyvoorwaarden van Microsoft vereisen.

Beveiliging van Persoonsgegevens

OmData neemt het beschermen van uw persoonsgegevens serieus en neemt dienaangaande, rekening houdend met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, alsook met de aard, omvang, context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

Jonger dan 16 jaar?

Als u minderjarig bent, dus jonger dan 16 jaar, dan mag u alleen toestemming geven voor het verwerken van uw persoonsgegevens met toestemming van een van uw ouders of wettelijke voogd. Het is dan belangrijk dat uw ouder(s) of uw voogd dit statement leest. Zij kunnen ook de rechten uitoefenen die u hebt met betrekking tot de persoonsgegevens die u bij ons achterlaat, zoals het recht om u te verzetten tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens of het recht op inzage in en correctie van uw gegevens.

Recht van betrokkenen

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage; Als betrokkene heeft u het recht om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen met betrekking tot de verwerking daarvan.
• Recht op rectificatie; U heeft het recht om rectificatie en aanvulling van onjuiste gegevens te verkrijgen.
• Recht op gegevenswissing; Zonder onredelijke vertraging dient een betrokkene wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen.
• Recht op beperking van de verwerking; Als betrokkene heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op met OmData.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens; Een betrokkene heeft het recht om de hem betreffende persoonsgegevens die hij verstrekt heeft aan OmData, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen om deze persoonsgegevens eventueel over te dragen aan een derde. Een betrokkene kan OmData ook de opdracht geven om deze gegevens rechtstreeks aan een derde over te dragen.
• Recht van bezwaar; De betrokkene heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. OmData staakt de verwerking van de persoonsgegevens tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, vrijheden en rechten van betrokkene die verband houden met de uitoefening van, instelling of onderbouwing van een rechtsvordering.

Klacht

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop OmData met uw persoonsgegevens omgaat, of een van bovengenoemde rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen via de website of per e-mail via gijs@omdata.nl. Om er zeker van te zijn dat u een recht wenst uit te oefenen verzoekt OmData u om een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. U kunt hierbij uw pasfoto en MRZ (strook met nummers onderaan) zwart maken ter bescherming van uw privacy. OmData zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken op uw verzoek reageren. Tevens kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de bevoegde handhavingsinstantie. U kunt hiervoor contact opnemen via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Wijzigingen Privacy Statement

OmData kan te allen tijde de privacyverklaring aanpassen. Op de website staat de meest recente versie gepubliceerd. Houd daarom altijd de website in de gaten voor de meest recente versie. Als het nieuwe privacy statement gevolgen heeft voor de wijze waarop OmData reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengt OmData u per e-mail daarvan op de hoogte.

Deze versie is voor het laatst vastgesteld op 24 januari 2024.