SharePoint als intranet

Voordat je begint met het inrichten van SharePoint als intranet, is het belangrijk om te begrijpen dat SharePoint twee hoofdtypen sites kent: de Teamsite en de Communicatiesite. Beide zijn technisch gebaseerd op dezelfde fundamenten, maar het verschil zit vooral in het doel, het gebruik en de doelgroep van de site.

Een Teamsite is ontworpen voor samenwerking binnen een team of werkgroep. Het is de plek waar meerdere mensen samen werken aan documenten, taken bijhouden, notities delen en lijsten beheren. Teamsites zijn meestal verbonden aan een Microsoft 365-groep en vaak ook geïntegreerd met Microsoft Teams. Hierdoor zijn ze ideaal voor projectgroepen, afdelingen of andere samenwerkingen waarin meerdere mensen actief bijdragen. Teamsites zijn vooral gericht op interne interactie en co-creatie.

Een Communicatiesite daarentegen is bedoeld om informatie breed te delen, meestal met een grotere groep gebruikers die niet noodzakelijkerwijs zelf bijdragen aan de inhoud. Denk aan een HR-portaal, organisatienieuws, onboardingpagina’s of beleidsdocumentatie. Deze sites zijn gericht op duidelijke communicatie en visuele presentatie. Ze bevatten vaak nieuwsberichten, aankondigingen, grafieken of Power BI-rapportages, en hebben een strakkere, redactionele opmaak.

In de praktijk komen beide soorten sites samen in een goed ingericht intranet. Zo kun je een centrale communicatiesite als homepage gebruiken (bijvoorbeeld onder een HUB), terwijl afdelingen of projectgroepen hun eigen teamsites beheren voor dagelijkse samenwerking.

Deze duidelijke scheiding tussen communicatie en samenwerking helpt organisaties om structuur aan te brengen in hun digitale werkomgeving, en zorgt ervoor dat informatie logisch gepresenteerd en beheerd wordt.

Documentbeheer is altijd een van de pijlers geweest van SharePoint, maar de manier waarop organisaties documenten delen en bewerken is sterk veranderd. In de moderne SharePoint-omgeving staat realtime samenwerking centraal. Gebruikers kunnen gelijktijdig werken in Word-, Excel- of PowerPoint-bestanden, zonder dat er meerdere versies ontstaan of er eindeloos heen en weer gemaild wordt.

De samenwerking wordt versterkt door de integratie met OneDrive en Microsoft Teams. Hierdoor kunnen documenten eenvoudig worden gedeeld binnen of buiten de organisatie, zonder concessies te doen aan veiligheid of controle. Rechten kunnen per gebruiker of groep worden ingesteld, en versiebeheer zorgt ervoor dat je altijd terug kunt naar een vorige staat van het document. De combinatie van centrale opslag, gelijktijdige bewerking en gecontroleerde toegang maakt SharePoint tot een uiterst betrouwbare omgeving voor documentgedreven samenwerking.

SharePoint komt volledig tot zijn recht wanneer je het combineert met andere Microsoft 365-tools, met name het Power Platform. Hiermee transformeer je SharePoint van een intranet in een volwaardig werkplatform. Met Power Automate automatiseer je terugkerende processen zoals goedkeuringsflows, notificaties of documentverwerking. Power Apps stelt je in staat om zelf applicaties te bouwen die draaien op SharePoint-data, zoals formulieren voor verlofaanvragen, klachtenregistratie of werkplekinspecties.

Ook Power BI laat zich goed combineren met SharePoint, door dashboards en rapportages te tonen op pagina’s die automatisch gevoed worden met live data. Hierdoor kun je strategische informatie of KPI’s direct zichtbaar maken voor afdelingen of het management. De combinatie van SharePoint met deze tools zorgt ervoor dat het platform niet alleen communiceert, maar ook daadwerkelijk ondersteunt in dagelijkse processen en besluitvorming.

De moderne SharePoint-ervaring is enorm flexibel geworden. Waar je vroeger afhankelijk was van ontwikkelaars om aanpassingen te doen aan de opmaak of structuur, kun je tegenwoordig als communicatiemedewerker, projectleider of HR-medewerker zelf aantrekkelijke en functionele pagina’s bouwen. Dankzij het gebruik van secties, sjablonen en webonderdelen – zoals afbeeldingen, nieuwsfeeds, grafieken, video’s of documenten – richt je pagina’s volledig in naar wens.

Een recente update maakt dit nog sterker: SharePoint ondersteunt nu flexibele secties, waarmee je verschillende kolomindelingen naast elkaar kunt gebruiken binnen één rij. Dit geeft je meer creatieve vrijheid en maakt het mogelijk om content visueel aantrekkelijker en functioneler te presenteren – zonder maatwerk of code. Zo kun je bijvoorbeeld tekst, video en KPI-tegels combineren in één dynamisch blok.

Daarnaast is de visuele stijl van SharePoint in lijn gebracht met het Fluent Design-systeem van Microsoft. Dit zorgt voor een moderne, toegankelijke en consistente gebruikerservaring, ongeacht of je werkt op desktop, tablet of smartphone. Een goed ingericht SharePoint-intranet ziet er professioneel uit, sluit aan op de huisstijl van de organisatie en is eenvoudig te beheren en onderhouden.

Een recente en veelbelovende ontwikkeling is de integratie van Microsoft Copilot binnen SharePoint. Copilot is een AI-assistent die gebruikmaakt van generatieve AI om gebruikers te ondersteunen bij het creëren en beheren van content. Zo kun je met Copilot automatisch nieuwsartikelen laten opstellen op basis van interne documenten, samenvattingen genereren van lange rapporten of pagina's herschrijven voor verschillende doelgroepen. Ook helpt Copilot bij het verbeteren van de opmaak en het formuleren van duidelijke, toegankelijke teksten. Dit verlaagt de drempel om content te publiceren en verhoogt de productiviteit van contentbeheerders aanzienlijk.

Wat deze ontwikkeling nog krachtiger maakt, is de introductie van Copilot agents die binnen SharePoint gepubliceerd kunnen worden. Deze agents zijn slimme, taakgerichte AI-bots die je zelf kunt configureren om specifieke vragen of processen af te handelen. Denk aan een HR-assistent die medewerkers wegwijs maakt in het personeelshandboek, of een projectagent die informatie over lopende projecten verzamelt uit verschillende SharePoint-lijsten. Deze agents functioneren binnen de context van SharePoint-pagina’s en reageren op natuurlijke taalvragen, met directe toegang tot de inhoud van je sites, documenten en lijsten.

Door deze agents strategisch in te zetten, verandert SharePoint van een traditioneel intranet in een interactieve, intelligente omgeving waarin medewerkers sneller antwoord krijgen, minder hoeven te zoeken en effectiever kunnen werken. Copilot agents brengen daarmee niet alleen ondersteuning, maar ook schaalbare zelfservice naar je intranet.

Een modern intranet vraagt om flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid en integratie met de tools die medewerkers dagelijks gebruiken. SharePoint biedt dit alles – en meer. Door slim gebruik te maken van HUB-sites, communicatiesites, lijsten, documentenbeheer, AI-assistentie en automatisering, ontstaat er een krachtig platform dat zowel samenwerking als communicatie ondersteunt.

Bij de inrichting van een SharePoint-intranet is het wel belangrijk om strategische keuzes te maken. Beveiliging speelt hierin een centrale rol. Dankzij Azure Active Directory en Microsoft Purview kun je tot in detail bepalen wie toegang heeft tot welke informatie – niet alleen op site- of paginaniveau, maar ook binnen documenten en lijsten. Met behulp van gevoeligheidslabels bescherm je gevoelige data automatisch tegen ongewenste deling of export.

Tegelijkertijd is adoptie een cruciale succesfactor. Een intranet is pas effectief als het ook daadwerkelijk gebruikt wordt. SharePoint biedt hier allerlei middelen voor, zoals persoonlijke dashboards, dynamische nieuwsfeeds, meldingen en de integratie met Viva Connections in Teams. Door deze functies te combineren met goede training en begeleiding zorg je voor een levendig en waardevol intranet.

Daarbij is het goed om te beseffen dat SharePoint niet stilstaat. Microsoft investeert continu in nieuwe mogelijkheden, zoals de recente toevoeging van flexibele secties waarmee je pagina’s visueel aantrekkelijker en functioneler kunt opbouwen. In combinatie met de inzet van AI via Copilot en de mogelijkheid om Copilot agents te publiceren op SharePoint-pagina’s, verandert het platform steeds meer in een slimme, meedenkende werkplek.

Kortom: SharePoint biedt niet alleen een solide basis voor een schaalbaar intranet, maar blijft zich ontwikkelen in lijn met de behoeften van moderne organisaties. Dat maakt het tot een duurzame, schaalbare en toekomstgerichte keuze voor elke organisatie die intern beter wil samenwerken, communiceren en innoveren.