SharePoint extranet voor samenwerking met externe partijen

Een intranet wordt gebruikt voor interne communicatie en samenwerking binnen een organisatie. Medewerkers gebruiken het intranet bijvoorbeeld om bedrijfsnieuws te lezen, documenten te vinden of interne procedures te raadplegen.

Een extranet is bedoeld voor samenwerking met externe partijen zoals klanten, leveranciers of partners. In een extranet krijgen externe gebruikers toegang tot specifieke documenten, projectinformatie of andere gedeelde informatie. Het extranet is dus meestal een afgeschermd deel van de digitale werkomgeving dat gericht is op samenwerking buiten de organisatie.

Ja. SharePoint maakt gebruik van de beveiligingsstructuur van Microsoft 365, waardoor organisaties nauwkeurig kunnen bepalen wie toegang krijgt tot bepaalde informatie.

Externe gebruikers worden meestal uitgenodigd via Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Hierdoor kan per gebruiker of per groep worden ingesteld tot welke sites, mappen of documenten iemand toegang heeft. Daarnaast kunnen organisaties ook bepalen of gebruikers documenten alleen mogen bekijken of ook mogen bewerken.

Op deze manier kan informatie veilig worden gedeeld zonder dat externe gebruikers toegang krijgen tot de volledige SharePoint omgeving.

Ja. SharePoint ondersteunt samenwerking aan documenten met zowel interne als externe gebruikers. Wanneer een document wordt gedeeld, kunnen meerdere personen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken.

Dit is vooral handig bij projecten waarbij documenten regelmatig worden aangepast. In plaats van verschillende versies via e-mail rond te sturen, werken alle betrokkenen in hetzelfde document en blijft de meest actuele versie altijd beschikbaar.

Ja, mits het extranet goed wordt ingericht. SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden voor toegangsrechten, versiebeheer en auditing. Hierdoor kunnen organisaties precies bepalen wie toegang heeft tot bepaalde documenten en wanneer wijzigingen worden gedaan.

In veel organisaties wordt SharePoint daarom gebruikt om bijvoorbeeld contracten, rapportages of projectdocumenten te delen met externe partijen, terwijl de controle over de documenten binnen de organisatie blijft.

Ja. Een SharePoint extranet kan worden uitgebreid met verschillende tools uit Microsoft 365 en het Power Platform. Bijvoorbeeld: Microsoft Teams voor communicatie rondom projecten, Power Automate voor het automatiseren van workflows en meldingen, Power Apps voor formulieren of registraties binnen het extranet, Power BI voor het delen van dashboards of rapportages en Copilot voor het sneller vinden van informatie of het samenvatten van documenten. Hierdoor kan een extranet uitgroeien tot een centrale omgeving waarin externe samenwerking, documenten en processen samenkomen.

Organisaties kiezen vaak voor een extranet wanneer zij regelmatig samenwerken met externe partijen en informatie willen delen op een gestructureerde manier. Dit komt bijvoorbeeld voor bij: organisaties die met leveranciers samenwerken, bedrijven die projectinformatie met klanten delen, organisaties die rapportages beschikbaar willen maken voor partners of samenwerkingen waarbij meerdere partijen documenten delen. In plaats van informatie via e-mail te versturen, kunnen betrokken partijen in een extranet eenvoudig toegang krijgen tot de informatie die voor hen relevant is.