SharePoint extranet voor samenwerking met externe partijen

Een SharePoint extranet is een online omgeving waarin organisaties veilig kunnen samenwerken met externe partijen, zoals klanten, leveranciers of partners. In plaats van documenten via e-mail te versturen of bestanden te delen via verschillende systemen, wordt informatie centraal beschikbaar gesteld in één beveiligde portal.

Externe gebruikers krijgen toegang tot specifieke delen van het extranet, afhankelijk van hun rol of samenwerking met de organisatie. Zo kan een leverancier bijvoorbeeld alleen documenten en informatie zien die voor hem relevant zijn, terwijl interne medewerkers toegang houden tot de volledige omgeving.

Doordat SharePoint onderdeel is van Microsoft 365 blijft alle informatie binnen dezelfde beveiligingsstructuur. Organisaties kunnen daardoor eenvoudig bepalen wie toegang heeft tot welke informatie, zonder aparte systemen te hoeven beheren.

In veel organisaties wordt informatie met externe partijen nog vaak gedeeld via e-mail. Contracten, rapportages of projectdocumenten worden als bijlage verstuurd, waarna er al snel meerdere versies van hetzelfde document circuleren.

Dit leidt vaak tot herkenbare situaties: documenten worden meerdere keren opnieuw verstuurd, externe partijen gebruiken verschillende versies van bestanden, het is onduidelijk waar de laatste versie van een document staat of belangrijke informatie raakt verspreid over verschillende e-mails.

Door een extranet te gebruiken kunnen organisaties deze informatie op één centrale plek beschikbaar maken. Externe partijen loggen in op het portaal en hebben direct toegang tot de documenten en informatie die voor hen relevant zijn. Hierdoor ontstaat meer overzicht en wordt samenwerking eenvoudiger.

Een SharePoint extranet wordt meestal ingericht als een aparte omgeving waarin externe gebruikers toegang krijgen tot specifieke onderdelen van de SharePoint omgeving. Dit kan bijvoorbeeld een aparte site zijn of een verzameling van sites die speciaal bedoeld zijn voor samenwerking met externe partijen.

In tegenstelling tot een intranet, dat voornamelijk voor interne medewerkers wordt gebruikt, ligt bij een extranet de nadruk sterk op beveiliging, toegangsbeheer en duidelijke scheiding van informatie. Organisaties willen namelijk wel samenwerken met externe partijen, maar tegelijkertijd controle houden over welke informatie wordt gedeeld.

De structuur van een extranet lijkt daarom vaak op een intranet, maar met extra aandacht voor rechtenbeheer en het organiseren van informatie per samenwerking

Externe gebruikers krijgen toegang tot het extranet via een beveiligde login. In de meeste gevallen wordt dit beheerd via Microsoft Entra ID (voorheen Azure Active Directory). Hiermee kunnen organisaties eenvoudig externe accounts uitnodigen en beheren. Organisaties kunnen bijvoorbeeld bepalen: welke gebruikers toegang krijgen tot het extranet, tot welke sites of documenten een gebruiker toegang heeft, of gebruikers alleen documenten mogen bekijken of ook mogen bewerken. Omdat deze toegang centraal wordt beheerd, blijft het overzicht behouden en kunnen toegangsrechten eenvoudig worden aangepast wanneer samenwerkingen veranderen.

Binnen een SharePoint extranet worden vaak aparte sites ingericht voor verschillende samenwerkingen. Hierdoor blijft informatie overzichtelijk en wordt voorkomen dat externe partijen toegang krijgen tot informatie die niet voor hen bedoeld is. Voorbeelden van samenwerkingssites zijn bijvoorbeeld: een leveranciersportaal waarin leveranciers documenten en informatie kunnen vinden, een klantportaal waar klanten rapportages of projectinformatie kunnen bekijken, een projectomgeving waarin externe partners samenwerken aan documenten en projectinformatie. Door deze scheiding blijft de informatie per samenwerking overzichtelijk georganiseerd.

Binnen de verschillende sites worden documenten meestal opgeslagen in SharePoint documentbibliotheken. Deze bibliotheken bieden verschillende functies die helpen om documenten overzichtelijk te beheren. Belangrijke functies zijn bijvoorbeeld: versiebeheer, zodat eerdere versies van documenten altijd terug te vinden zijn, metadata, waarmee documenten beter kunnen worden gecategoriseerd, toegangsrechten, zodat alleen de juiste personen toegang hebben tot bepaalde bestanden. Hierdoor blijft duidelijk welke versie van een document actueel is en kunnen zowel interne medewerkers als externe gebruikers eenvoudig de juiste informatie terugvinden.

Wat is het verschil tussen een intranet en een extranet?

Een intranet wordt gebruikt voor interne communicatie en samenwerking binnen een organisatie. Medewerkers gebruiken het intranet bijvoorbeeld om bedrijfsnieuws te lezen, documenten te vinden of interne procedures te raadplegen.

Een extranet is bedoeld voor samenwerking met externe partijen zoals klanten, leveranciers of partners. In een extranet krijgen externe gebruikers toegang tot specifieke documenten, projectinformatie of andere gedeelde informatie. Het extranet is dus meestal een afgeschermd deel van de digitale werkomgeving dat gericht is op samenwerking buiten de organisatie.

Kunnen externe gebruikers veilig toegang krijgen tot SharePoint?

Ja. SharePoint maakt gebruik van de beveiligingsstructuur van Microsoft 365, waardoor organisaties nauwkeurig kunnen bepalen wie toegang krijgt tot bepaalde informatie.

Externe gebruikers worden meestal uitgenodigd via Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Hierdoor kan per gebruiker of per groep worden ingesteld tot welke sites, mappen of documenten iemand toegang heeft. Daarnaast kunnen organisaties ook bepalen of gebruikers documenten alleen mogen bekijken of ook mogen bewerken.

Op deze manier kan informatie veilig worden gedeeld zonder dat externe gebruikers toegang krijgen tot de volledige SharePoint omgeving.

Kunnen documenten samen met externe partijen worden bewerkt?

Ja. SharePoint ondersteunt samenwerking aan documenten met zowel interne als externe gebruikers. Wanneer een document wordt gedeeld, kunnen meerdere personen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken.

Dit is vooral handig bij projecten waarbij documenten regelmatig worden aangepast. In plaats van verschillende versies via e-mail rond te sturen, werken alle betrokkenen in hetzelfde document en blijft de meest actuele versie altijd beschikbaar.

Is een SharePoint extranet geschikt voor het delen van vertrouwelijke documenten?

Ja, mits het extranet goed wordt ingericht. SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden voor toegangsrechten, versiebeheer en auditing. Hierdoor kunnen organisaties precies bepalen wie toegang heeft tot bepaalde documenten en wanneer wijzigingen worden gedaan.

In veel organisaties wordt SharePoint daarom gebruikt om bijvoorbeeld contracten, rapportages of projectdocumenten te delen met externe partijen, terwijl de controle over de documenten binnen de organisatie blijft.

Kan een extranet worden uitgebreid met andere Microsoft tools?

Ja. Een SharePoint extranet kan worden uitgebreid met verschillende tools uit Microsoft 365 en het Power Platform. Bijvoorbeeld: Microsoft Teams voor communicatie rondom projecten, Power Automate voor het automatiseren van workflows en meldingen, Power Apps voor formulieren of registraties binnen het extranet, Power BI voor het delen van dashboards of rapportages en Copilot voor het sneller vinden van informatie of het samenvatten van documenten. Hierdoor kan een extranet uitgroeien tot een centrale omgeving waarin externe samenwerking, documenten en processen samenkomen.

Wanneer kiezen organisaties voor een SharePoint extranet?

Organisaties kiezen vaak voor een extranet wanneer zij regelmatig samenwerken met externe partijen en informatie willen delen op een gestructureerde manier. Dit komt bijvoorbeeld voor bij: organisaties die met leveranciers samenwerken, bedrijven die projectinformatie met klanten delen, organisaties die rapportages beschikbaar willen maken voor partners of samenwerkingen waarbij meerdere partijen documenten delen. In plaats van informatie via e-mail te versturen, kunnen betrokken partijen in een extranet eenvoudig toegang krijgen tot de informatie die voor hen relevant is.