SharePoint als kwaliteitsmanagementsysteem

Bij veel organisaties is kwaliteitsmanagement iets dat in de praktijk verspreid wordt bijgehouden. Procedures staan op een netwerkschijf, meldingen worden ingevuld op papier of via e-mail, verslagen van inspecties worden lokaal opgeslagen en audits vereisen dat informatie van meerdere plekken bij elkaar wordt gebracht.

Dit leidt tot herkenbare problemen: medewerkers weten niet welke versie van een procedure actueel is, meldingen worden niet altijd opgevolgd, kwaliteitsmanagers besteden veel tijd aan het verzamelen van informatie en bij een externe audit is het lastig snel het juiste bewijs te leveren.

Kwaliteitsnormen zoals ISO 9001, VCA, ISO 27001 of BRL-certificaten stellen eisen aan gedocumenteerde informatie. Documenten moeten beschikbaar, actueel en aantoonbaar goedgekeurd zijn. Registraties moeten worden bijgehouden en opvraagbaar zijn.

Met SharePoint als kwaliteitsmanagementsysteem breng je dit samen in één Microsoft 365-omgeving. Documenten worden centraal beheerd met versiebeheer en goedkeuringsworkflows. Meldingen worden geregistreerd via formulieren en bijgehouden in SharePoint-lijsten. Medewerkers werken altijd met de juiste versie. Auditors en kwaliteitsmanagers krijgen direct overzicht.

Het hart van een kwaliteitsmanagementsysteem is goed documentbeheer. In SharePoint worden procedures, werkinstructies, beleidsdocumenten en formulieren opgeslagen in documentbibliotheken met versiebeheer. Elke wijziging wordt vastgelegd: wie heeft het document aangepast, wanneer en wat er is veranderd.

Documenten doorlopen een goedkeuringsproces via Power Automate. Wanneer een procedure wordt bijgewerkt, gaat er automatisch een verzoek naar de verantwoordelijke om het document te beoordelen en goed te keuren. Na goedkeuring wordt de nieuwe versie gepubliceerd en de vorige versie gearchiveerd. Medewerkers werken altijd met de actuele versie.

Met metadata worden documenten gecategoriseerd op afdeling, procesgebied, normelement of documentstatus. Hierdoor kunnen medewerkers snel het juiste document vinden en kunnen kwaliteitsmanagers eenvoudig rapporteren welke documenten aan review toe zijn.

Kun je SharePoint gebruiken als intranet?

Ja. Veel organisaties gebruiken SharePoint als intranetplatform binnen Microsoft 365. Met SharePoint kunnen organisaties een centrale plek maken waar medewerkers bedrijfsnieuws, documenten, procedures en interne informatie kunnen vinden.

Een SharePoint intranet kan worden ingericht met verschillende pagina’s voor afdelingen, projecten en kennisbanken. Daarnaast kan het intranet worden uitgebreid met integraties met Teams, Power Automate, Power Apps en Power BI.

Kunnen externe gebruikers toegang krijgen tot een SharePoint intranet?

Ja, SharePoint ondersteunt het gebruik van externe gebruikers. Organisaties kunnen partners, leveranciers of klanten toegang geven tot specifieke sites of documenten.

De toegang kan per site, map of document worden ingesteld. Hierdoor kan informatie veilig worden gedeeld zonder dat externe gebruikers toegang krijgen tot het volledige intranet.

Is SharePoint geschikt voor documentbeheer?

SharePoint wordt door veel organisaties gebruikt als documentmanagementsysteem. Documenten kunnen worden opgeslagen in documentbibliotheken waarin versiebeheer, metadata en toegangsrechten worden gebruikt.

Hierdoor blijft duidelijk welke versie van een document actueel is en kunnen documenten eenvoudiger worden teruggevonden. Daarnaast ondersteunt SharePoint zoekfunctionaliteiten en workflows die helpen bij het beheren en goedkeuren van documenten.

Kun je processen automatiseren binnen een SharePoint intranet?

Ja. Met Power Automate kunnen we processen automatiseren die met documenten of formulieren te maken hebben. Voorbeelden hiervan zijn: goedkeuringsprocessen voor documentenmeldingen wanneer nieuwe bestanden worden toegevoegd, automatische archivering van documenten of workflows voor interne aanvragen. Door dit soort processen te automatiseren wordt handmatig werk verminderd en blijven processen beter beheersbaar.

Kan een SharePoint intranet worden uitgebreid met applicaties?

Zeker. Met Power Apps kunnen organisaties applicaties bouwen die direct samenwerken met SharePoint. Denk bijvoorbeeld aan formulieren voor HR aanvragen, meldingssystemen of interne registraties. Deze applicaties kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in het intranet, zodat medewerkers ze direct vanuit de intranetomgeving kunnen gebruiken.

Is SharePoint geschikt voor kleine en middelgrote organisaties?

Ja. SharePoint wordt gebruikt door organisaties van verschillende groottes. Vooral organisaties die al met Microsoft 365 werken kunnen relatief eenvoudig een intranet opzetten met SharePoint. Omdat SharePoint flexibel kan worden ingericht, kan een intranet klein beginnen en later worden uitgebreid met extra functionaliteiten of integraties.

Wat is het verschil tussen SharePoint en Microsoft Teams?

Microsoft Teams wordt vooral gebruikt voor dagelijkse communicatie en samenwerking binnen teams. Medewerkers gebruiken Teams bijvoorbeeld voor chats, vergaderingen en het delen van bestanden binnen een team of project.

SharePoint vormt de basis voor het documentbeheer en intranetfunctionaliteiten binnen Microsoft 365. Documenten die in Teams worden gedeeld, worden bijvoorbeeld opgeslagen in SharePoint. Daarnaast wordt SharePoint vaak gebruikt om intranetpagina’s, kennisbanken en documentstructuren te beheren.

In de praktijk vullen Teams en SharePoint elkaar dus aan: Teams voor communicatie en samenwerking, SharePoint voor informatie en documentbeheer.