Power Automate voor het onboarden van nieuwe medewerkers

Wij bouwen met Power Automate een geautomatiseerd onboardingproces dat alle betrokken partijen op het juiste moment in beweging zet. Zodra een nieuwe medewerker in het HR-systeem wordt vastgelegd, start automatisch een flow die de benodigde taken aanmaakt, mensen informeert en acties in gang zet. De handmatige checklist maakt plaats voor een proces dat zichzelf aanstuurt.

Het proces wordt afgestemd op de manier waarop jouw organisatie werkt. Samen brengen we in kaart welke stappen bij een indiensttreding horen en wie daarvoor verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan:

• Automatisch aanmaken van het Microsoft 365-account en toewijzen van de juiste licenties en groepen
• Toegang regelen tot de systemen, mappen en teams die bij de functie horen
• Taken uitzetten bij HR, IT en de leidinggevende, met duidelijke deadlines
• Aanvragen en toewijzen van middelen zoals laptop, telefoon en toegangspas
• Versturen van een gepersonaliseerde welkomstmail met praktische informatie voor de eerste werkdag
• Klaarzetten van een inwerkschema en introductieafspraken

Alles wordt op het juiste moment in gang gezet, zodat de nieuwe medewerker op de eerste werkdag alles klaar heeft staan en zich direct welkom voelt.

Een onboardingproces raakt meerdere systemen. Wij ontwikkelen eigen API-koppelingen waarmee we deze systemen veilig en betrouwbaar met elkaar laten samenwerken. Zo koppelen we het proces aan HR-systemen zoals AFAS en Nmbrs, waar de indiensttreding als eerste wordt vastgelegd, zodat die registratie het startsein voor de hele onboarding vormt.

Aan de andere kant sluit het proces naadloos aan op Microsoft 365. Accounts, licenties, mailboxen, Teams en SharePoint-toegang worden automatisch geregeld binnen de omgeving waarin je organisatie al werkt. Waar nodig kunnen ook andere systemen worden meegenomen, bijvoorbeeld voor het aanvragen van middelen of het toekennen van toegang tot vakapplicaties.

Omdat wij met een procesgestuurde aanpak werken, kijken we eerst naar hoe onboarding in jouw organisatie idealiter verloopt en pas daarna naar de techniek. Zo automatiseren we een proces dat klopt, in plaats van een bestaande rommelige werkwijze een-op-een over te nemen.

Wij bouwen het onboardingproces binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. Dat betekent dat de flows en de daarin verwerkte personeelsgegevens in je eigen, vertrouwde omgeving blijven en dat je zelf eigenaar blijft van proces en data. Toegang en goedkeuringen worden per rol ingericht, zodat gevoelige gegevens alleen bij de juiste mensen terechtkomen.

Om de organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Power Automate. Zo kunnen zij het proces in de toekomst zelf uitbreiden, bijvoorbeeld met een vergelijkbaar proces voor doorstroom of uitdiensttreding. Wij werken daarbij met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.