Use case · Power AutomatePower Automate voor document- en contractgoedkeuring
Goedkeuringsflows met versiebeheer, notificaties en een volledige audit trail: documenten en contracten geregeld.
De uitdaging
Contracten en documenten werden via de mail goedgekeurd, waardoor verzoeken bleven liggen, meerdere versies rondgingen en achteraf niet te achterhalen was wie wat wanneer had goedgekeurd.
Onze aanpak
omData automatiseert het proces met Power Automate: goedkeuringsflows routeren documenten langs de juiste personen, met notificaties, herinneringen, centraal versiebeheer in SharePoint en een volledige audit trail.
Het resultaat
Goedkeuringen verlopen sneller en blijven niet langer liggen, er is altijd één actuele versie en elke stap is vastgelegd, waardoor de organisatie klaar is voor controles en audits.
De uitdaging: goedkeuren via de mail
Bij veel organisaties verloopt het goedkeuren van contracten en documenten via de mail. Iemand stuurt een bestand rond, wacht op reacties en verzamelt handmatig de akkoorden. In de praktijk raakt zo'n verzoek gemakkelijk onderop de stapel, blijft het wachten op één persoon of verdwijnt het uit beeld tijdens een vakantie.
Daarnaast ontstaat er verwarring over versies. Verschillende mensen bewerken hun eigen kopie, sturen die terug en al snel circuleren er meerdere varianten van hetzelfde document. Niemand weet meer zeker welke versie nu de definitieve is en welke wijzigingen wel of niet zijn verwerkt.
Ten slotte ontbreekt het overzicht. Achteraf is vaak niet meer te achterhalen wie precies wat heeft goedgekeurd, op welk moment en op basis van welke versie. Voor contracten met juridische of financiële gevolgen is dat een risico, zeker als een accountant of auditor om bewijs van het goedkeuringsproces vraagt.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: een geautomatiseerde goedkeuringsflow
Wij automatiseren het goedkeuringsproces met Power Automate. Zodra een document of contract wordt aangeboden, start automatisch een goedkeuringsflow die het bestand langs de juiste personen leidt. De betrokkenen ontvangen een notificatie en kunnen met één klik goedkeuren of afwijzen, met de mogelijkheid om een toelichting mee te geven.
Het document zelf wordt centraal beheerd in SharePoint, zodat er altijd één actuele versie is en het versiebeheer automatisch wordt bijgehouden. Wij richten de flow volledig af op de manier waarop jouw organisatie werkt. Denk daarbij aan:
- Automatische routering langs de juiste goedkeurders, afhankelijk van type of bedrag
- Goedkeuring in meerdere stappen, bijvoorbeeld eerst inhoudelijk en daarna directie
- Notificaties en herinneringen, zodat verzoeken niet blijven liggen
- Centraal versiebeheer in SharePoint met altijd één actuele versie
- Een volledige audit trail waarin elke stap wordt vastgelegd
Doordat het proces geautomatiseerd verloopt, is op elk moment zichtbaar waar een document zich in het traject bevindt en wie nog aan zet is. Goedkeuringen worden sneller afgerond en niets blijft onnodig liggen.
Hoe het werkt: van aanvraag tot vastlegging
Het proces begint zodra een document in de daarvoor bestemde SharePoint-locatie wordt geplaatst of een aanvraag wordt ingediend. Power Automate herkent dit en start automatisch de bijbehorende goedkeuringsflow. Op basis van kenmerken zoals het type document, de afdeling of het bedrag bepaalt de flow welke goedkeurders nodig zijn en in welke volgorde.
De goedkeurders ontvangen een notificatie, bijvoorbeeld in hun mailbox of in Microsoft Teams, en kunnen direct reageren zonder in te loggen op een apart systeem. Blijft een reactie uit, dan stuurt de flow automatisch een herinnering of schaalt deze na een ingestelde termijn op naar een plaatsvervanger, zodat het proces niet stilvalt.
Elke stap wordt vastgelegd. Wie het document heeft aangeboden, wie wanneer heeft goedgekeurd of afgewezen en welke opmerkingen daarbij zijn gemaakt, wordt automatisch geregistreerd. Samen met het versiebeheer in SharePoint ontstaat zo een complete audit trail die achteraf precies laat zien hoe een contract tot stand is gekomen.
- 1Document in SharePoint geplaatst
- 2Flow bepaalt de goedkeurders
- 3Akkoord of afwijzen met toelichting
- 4Vastgelegd in audit trail
Koppelingen met bestaande systemen
Een goedkeuringsproces staat zelden op zichzelf. Wij zorgen dat de flow aansluit op de systemen die de organisatie al gebruikt. De documenten worden beheerd in SharePoint en de communicatie verloopt via Outlook en Microsoft Teams, allemaal binnen de vertrouwde Microsoft 365-omgeving.
Waar nodig ontwikkelen wij eigen API-koppelingen om het proces te verbinden met andere bronsystemen. Denk aan het ophalen van klant- of leveranciersgegevens uit een CRM als Salesforce of Microsoft Dynamics, of het doorzetten van goedgekeurde contractgegevens naar een boekhoud- of ERP-systeem zoals Exact Online of AFAS. Zo hoeft niemand gegevens dubbel in te voeren.
Omdat wij met een procesgestuurde aanpak werken, kijken we eerst goed naar het bestaande goedkeuringsproces en de rollen die daarbij horen. De flow ondersteunt de manier van werken van de organisatie, in plaats van dat de organisatie zich naar de techniek moet voegen.
Wat het oplevert
Met een geautomatiseerd goedkeuringsproces worden contracten en documenten sneller afgehandeld. Verzoeken blijven niet langer liggen, iedereen weet wie aan zet is en het proces loopt door, ook als iemand afwezig is. De doorlooptijd van goedkeuringen wordt daardoor korter en voorspelbaarder.
Daarnaast verdwijnt de onzekerheid over versies en akkoorden. Er is altijd één actuele versie en een volledige audit trail laat precies zien wie wat wanneer heeft goedgekeurd. Dat maakt de organisatie beter voorbereid op controles en audits en vermindert het risico op fouten of misverstanden.
Veilig in je eigen Microsoft 365-omgeving
Wij bouwen het goedkeuringsproces binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. Dat betekent dat de documenten, de flows en de audit trail in je eigen, vertrouwde omgeving blijven en dat je zelf eigenaar blijft van de gegevens. Toegang tot documenten en goedkeuringen kan per gebruiker of rol worden ingericht, zodat gevoelige contracten alleen zichtbaar zijn voor wie ze mag zien.
Om de organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Power Automate en SharePoint. Zo kunnen zij de flows in de toekomst zelf uitbreiden naar andere goedkeuringsprocessen. Wij werken daarbij met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.
- Eigen Microsoft 365-tenant
- Toegang per rol
- Documenten in eigen omgeving
- Eigenaar van de gegevens
Andere use cases
Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
Lees use case →Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75