Use case · Power AutomateAutomatische factuurverwerking met Power Automate
Inkoopfacturen automatisch uitlezen, laten goedkeuren en doorzetten naar het boekhoudpakket, zonder handmatig overtypen.
De uitdaging
Inkoopfacturen werden handmatig uit de mailbox uitgelezen, goedgekeurd en ingeboekt, wat veel tijd kostte, foutgevoelig was en ertoe leidde dat facturen bleven liggen of betaaltermijnen werden gemist.
Onze aanpak
omData bouwt met Power Automate een flow die facturen automatisch uit de mailbox oppakt, gegevens uitleest, langs een goedkeuringsstap leidt en na akkoord doorzet naar Exact Online of AFAS via eigen API-koppelingen.
Het resultaat
Facturen worden sneller en met minder fouten verwerkt, er is doorlopend overzicht van welke facturen nog op goedkeuring wachten en het maandeinde verloopt rustiger.
De uitdaging: facturen handmatig verwerken
Bij veel organisaties komen inkoopfacturen binnen op een centrale mailbox. Een medewerker opent elke factuur, leest de gegevens uit, controleert of de factuur klopt, stuurt deze naar de juiste persoon voor goedkeuring en boekt hem daarna handmatig in het boekhoud- of ERP-systeem. Dit proces herhaalt zich bij elke factuur opnieuw.
Dat kost veel tijd, zeker bij grotere volumes. Bovendien is het foutgevoelig. Bedragen worden verkeerd overgenomen, facturen blijven liggen in de mailbox of belanden bij de verkeerde persoon voor goedkeuring. Een factuur die kwijtraakt in de mailbox leidt tot betalingsherinneringen of gemiste betaaltermijnen.
Ook het overzicht ontbreekt vaak. Het is niet altijd duidelijk welke facturen nog op goedkeuring wachten, wie er aan zet is en wat de status is. Aan het eind van de maand moet dan onder druk worden uitgezocht welke facturen nog verwerkt moeten worden.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: een geautomatiseerde factuurflow
Wij bouwen met Power Automate een flow die het volledige proces van factuurverwerking automatiseert. Zodra een factuur binnenkomt in de mailbox, wordt deze automatisch opgepakt en door het proces geleid, zonder dat een medewerker de factuur handmatig hoeft te openen en door te sturen.
De flow neemt de terugkerende handelingen over die nu handmatig worden gedaan. Een geautomatiseerd factuurproces bevat doorgaans de volgende stappen:
- De binnenkomende factuur wordt automatisch uit de mailbox opgepakt
- De relevante gegevens, zoals leverancier, factuurnummer en bedrag, worden uitgelezen
- De factuur wordt naar de juiste persoon of afdeling gestuurd voor goedkeuring
- Na akkoord wordt de factuur automatisch doorgezet naar het boekhoud- of ERP-systeem
- De status wordt bij elke stap vastgelegd, zodat het proces te volgen is
Door het proces te automatiseren, verschuift het werk van handmatig verwerken naar controleren en goedkeuren. De medewerker houdt de regie, maar hoeft de repeterende stappen niet meer zelf uit te voeren.
Hoe het werkt: van mailbox tot boeking
Het proces begint bij de mailbox waar inkoopfacturen binnenkomen. Power Automate bewaakt deze mailbox en pakt nieuwe facturen automatisch op. Uit de factuur worden vervolgens de relevante gegevens gehaald, zoals de leverancier, het factuurnummer, de datum en het bedrag. Deze gegevens vormen de basis voor de verdere verwerking.
Op basis van deze gegevens bepaalt de flow wie de factuur moet goedkeuren. De juiste persoon ontvangt automatisch een verzoek, bijvoorbeeld via e-mail of Teams, en kan met één handeling akkoord geven of de factuur afwijzen. Zolang een factuur nog niet is goedgekeurd, blijft duidelijk bij wie deze ligt, zodat facturen niet meer ongemerkt blijven liggen.
Zodra een factuur is goedgekeurd, wordt deze automatisch doorgezet naar het boekhoud- of ERP-systeem. De gegevens die eerder zijn uitgelezen, worden daarbij gebruikt om de factuur correct in te boeken. Het proces wordt bij elke stap vastgelegd, zodat achteraf altijd te herleiden is wie wat wanneer heeft goedgekeurd.
- 1Factuur opgepakt uit mailbox
- 2Gegevens uitgelezen
- 3Naar de juiste goedkeurder
- 4Automatisch geboekt
Koppelingen met bestaande systemen
Automatische factuurverwerking komt pas echt tot zijn recht wanneer de goedgekeurde facturen ook automatisch in het juiste systeem terechtkomen. Wij ontwikkelen eigen API-koppelingen waarmee we facturen veilig doorzetten naar je boekhoud- of ERP-systeem, zoals Exact Online of AFAS.
Ook aan de voorkant kunnen we koppelen met bestaande systemen. Zo kunnen leveranciers- of ordergegevens worden opgehaald om de factuur te controleren of te verrijken. Denk aan een controle of de leverancier bekend is of of het bedrag overeenkomt met een bijbehorende inkooporder. Naast Exact Online en AFAS koppelen we ook met bronnen als SQL-databases en andere systemen die binnen jouw organisatie in gebruik zijn.
Omdat wij procesgestuurd werken, kijken we eerst naar hoe het factuurproces binnen jouw organisatie precies verloopt. Welke goedkeuringsstappen zijn nodig, welke bedragen vragen om extra akkoord en hoe wil je omgaan met uitzonderingen? Die logica bouwen we in, zodat de flow past bij jouw manier van werken.
Wat het oplevert
Met een geautomatiseerd factuurproces vermindert het handmatige werk aanzienlijk. Facturen worden sneller verwerkt, goedkeuringen verlopen gestructureerd en de kans op fouten door handmatige invoer neemt af. Medewerkers houden tijd over voor werk dat meer aandacht vraagt dan het overtypen van factuurgegevens.
Daarnaast ontstaat er meer grip en overzicht. Op elk moment is duidelijk welke facturen nog op goedkeuring wachten en wie aan zet is. Betaaltermijnen worden beter bewaakt en het maandeinde verloopt rustiger, omdat facturen gedurende de maand al netjes zijn verwerkt in plaats van in één keer aan het eind.
Veilig in je eigen Microsoft 365-omgeving
Wij bouwen de factuurflow binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. De facturen en de bijbehorende gegevens blijven daarmee in je eigen, vertrouwde omgeving. Toegang tot het proces en de goedkeuringen kan per gebruiker of rol worden ingericht, zodat gevoelige financiële informatie alleen toegankelijk is voor de juiste mensen.
Om de organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Power Automate. Zo kan je team het proces in de toekomst zelf beheren en uitbreiden naar andere administratieve stromen. Wij werken met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.
- Eigen Microsoft 365-tenant
- Toegang per rol
- Financiële data in eigen omgeving
- Alleen de juiste mensen erbij
Andere use cases
Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
Lees use case →Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75