Use case · Power AppsPower Apps urenregistratie-app
Projecturen eenvoudig vastleggen (ook mobiel) en automatisch koppelen aan ERP en HR voor facturatie en salaris.
De uitdaging
Medewerkers legden hun projecturen vast in Excel of op papier en vaak pas achteraf, waardoor uren onvolledig binnenkwamen, de administratie veel handwerk had en declarabele tijd verloren ging.
Onze aanpak
omData bouwt een maatwerk Power Apps-app waarmee medewerkers hun uren ook mobiel per project vastleggen, met een goedkeuringsstap en Dataverse als basis, gekoppeld aan AFAS voor facturatie en salarisverwerking.
Het resultaat
Uren worden op het moment zelf en volledig vastgelegd, stromen automatisch door naar ERP en HR zonder overtypen, en projectleiders houden actueel zicht op voortgang en budget.
De uitdaging: uren die te laat en onvolledig binnenkomen
In veel organisaties leggen medewerkers hun uren nog vast in Excel-sheets, op papieren urenbriefjes of in losse notities op hun telefoon. Vaak gebeurt dat niet dagelijks, maar wordt het uitgesteld tot het einde van de week of zelfs de maand. Achteraf reconstrueren hoeveel uur er aan welk project is besteed, leidt tot schattingen in plaats van feiten.
Die manier van werken kost de administratie veel tijd. Sheets moeten worden verzameld, gecontroleerd en handmatig overgenomen in het ERP- of salarissysteem. Daarbij sluipen fouten in: uren worden op het verkeerde project geboekt, tarieven kloppen niet of een medewerker vergeet een deel van zijn tijd. Voor organisaties die op projectbasis factureren, betekent dat direct gemiste omzet.
Ook het inzicht ontbreekt. Zolang de uren niet centraal en actueel beschikbaar zijn, weet een projectleider niet of een project binnen budget blijft. Overschrijdingen worden pas zichtbaar als het te laat is om nog bij te sturen.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: een maatwerk urenregistratie-app
Wij bouwen een maatwerk urenregistratie-app in Power Apps, in de vorm van een Canvas App. De app wordt volledig afgestemd op de manier waarop jouw organisatie projecten, taken en tarieven hanteert. Medewerkers hebben de app op hun telefoon, tablet of desktop en boeken hun uren op het moment dat het werk gebeurt, in plaats van achteraf.
De app maakt het vastleggen zo eenvoudig mogelijk, zodat medewerkers het ook echt dagelijks doen. Denk aan functionaliteiten zoals:
- Uren boeken per project, taak of activiteit met een paar tikken
- Een keuzelijst met alleen de projecten waarop de medewerker mag boeken
- Onderscheid tussen declarabele en niet-declarabele uren
- Mobiel invoeren onderweg, bijvoorbeeld direct na een klantbezoek
- Een goedkeuringsstap waarin de projectleider uren accordeert
- Een overzicht van eerder geboekte uren, zodat niets dubbel of vergeten wordt
Omdat de app op maat wordt gebouwd, sluit deze precies aan op de terminologie en werkwijze van jouw organisatie. De medewerker werkt in een overzichtelijke interface die alleen de relevante keuzes toont, in plaats van een generiek en onoverzichtelijk urenformulier.
Hoe het werkt: van invoer tot goedkeuring
Zodra een medewerker uren invoert, worden deze veilig opgeslagen in Dataverse, de gestructureerde datalaag binnen het Power Platform. Daarmee staan alle geboekte uren overzichtelijk en betrouwbaar op één centrale plek, gekoppeld aan de juiste projecten en medewerkers.
Vanuit Dataverse regelen we met Power Automate het proces eromheen. Ingediende uren gaan automatisch naar de juiste projectleider ter goedkeuring. Die ontvangt een melding, controleert de uren en keurt ze goed of stuurt ze terug met een opmerking. Pas na goedkeuring gaan de uren door naar de administratie, zodat er geen ongecontroleerde uren worden gefactureerd of uitbetaald.
Doordat wij procesgestuurd werken, kijken we niet alleen naar het invulscherm, maar naar het hele traject van invoer tot facturatie en salarisverwerking. Elke stap die nu handmatig gebeurt, kunnen we automatiseren.
- 1Uren boeken in de app
- 2Opslaan in Dataverse
- 3Projectleider keurt goed
- 4Door naar administratie
Koppelingen met ERP en HR
Een urenregistratie-app heeft pas echt waarde als de uren automatisch op de juiste plek terechtkomen. Daarom ontwikkelen wij eigen API-koppelingen tussen de app en je bestaande systemen, zodat gegevens niet meer handmatig hoeven worden overgetypt.
Voor facturatie en salarisverwerking koppelen we bijvoorbeeld met AFAS, zodat goedgekeurde uren automatisch beschikbaar komen voor de facturatie van projecten en voor de salarisverwerking van medewerkers. Ook koppelingen met andere systemen zijn mogelijk, bijvoorbeeld met Exact Online voor de financiële administratie, met Nmbrs voor de loonverwerking of met een SQL-database voor rapportage. De app haalt daarbij projecten, klanten en medewerkers op uit het bronsysteem, zodat medewerkers altijd boeken op actuele en correcte gegevens.
Wat het oplevert
Met een maatwerk urenregistratie-app worden uren op het moment zelf vastgelegd in plaats van achteraf gereconstrueerd. Dat levert een completer en betrouwbaarder beeld op van de bestede tijd. Omdat de uren automatisch doorstromen naar ERP en HR, vervalt het handmatige overtypen en daalt het aantal fouten in de facturatie en de salarisverwerking.
Doordat declarabele uren volledig worden vastgelegd, wordt er minder omzet gemist. En omdat de uren direct centraal beschikbaar zijn, houden projectleiders actueel inzicht in de voortgang en het budget van hun projecten. Zo kunnen ze op tijd bijsturen in plaats van pas achteraf constateren dat een project is uitgelopen.
Veilig in je eigen Microsoft 365-omgeving
Wij bouwen de app binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. De uren- en personeelsgegevens blijven daarmee in je eigen, vertrouwde omgeving en onder je eigen beheer. Via Dataverse bepaal je per gebruiker of rol wie welke gegevens mag zien en bewerken, zodat een medewerker bijvoorbeeld alleen zijn eigen uren ziet en een projectleider die van zijn team.
Om jouw organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Power Apps. Zo kan je team de app in de toekomst zelf beheren en uitbreiden. Wij werken met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.
- Eigen Microsoft 365-tenant
- Rechten per rol via Dataverse
- Medewerker ziet eigen uren
- Data onder eigen beheer
Andere use cases
Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
Lees use case →Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75