Use case · Power AppsPower Apps magazijn- en voorraad-app
Voorraad in- en uitboeken met barcodescanning op mobiel, realtime gekoppeld aan je ERP-systeem.
De uitdaging
Goederen werden in- en uitgeboekt via papieren lijsten en handmatige tellingen, waardoor de voorraadstand in het ERP zelden klopte, orders vertraging opliepen en er tijdrovende tellingen nodig waren.
Onze aanpak
omData bouwt een mobiele Power Apps-app met barcodescanning die artikelen direct in- en uitboekt, mutaties opslaat in Dataverse en via een eigen API-koppeling synchroon houdt met het ERP-systeem.
Het resultaat
De voorraad is continu actueel en betrouwbaar, mutaties gaan sneller en met minder fouten, en verstorende voorraadtellingen worden grotendeels overbodig.
De uitdaging: een voorraad die nooit klopt
In veel magazijnen worden goederen ontvangen, verplaatst en uitgegeven zonder dat dit direct digitaal wordt vastgelegd. Medewerkers werken met paklijsten op papier, noteren mutaties met de hand of onthouden ze om ze later in te voeren. Het gevolg is een voorraadstand in het ERP-systeem die zelden overeenkomt met wat er daadwerkelijk in de schappen ligt.
Die afwijking heeft directe gevolgen. Verkoop belooft artikelen die niet op voorraad blijken, orders lopen vertraging op en er wordt te veel of juist te weinig bijbesteld. Om het verschil te corrigeren zijn periodieke, tijdrovende tellingen nodig, waarbij het magazijn soms zelfs stil komt te liggen.
Daarbij is handmatig boeken foutgevoelig. Een artikelnummer wordt verkeerd overgenomen, een aantal wordt verkeerd geteld of een mutatie wordt vergeten. Zonder ondersteuning in het proces zelf blijven deze fouten onopgemerkt totdat de voorraad opnieuw niet blijkt te kloppen.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: een mobiele app met barcodescanning
Wij bouwen een mobiele magazijn- en voorraad-app in Power Apps, in de vorm van een Canvas App. Medewerkers gebruiken de app op een telefoon of scanapparaat en boeken artikelen in en uit door simpelweg de barcode te scannen. De app is afgestemd op jouw magazijnindeling, artikelen en werkprocessen.
Door de camera van het apparaat te gebruiken als scanner, is geen dure aparte hardware nodig. De app leidt de medewerker door het proces en zorgt voor snelle, betrouwbare vastlegging. Denk aan functionaliteiten zoals:
- Barcodes scannen om artikelen direct te identificeren
- Inboeken van ontvangen goederen tegen de inkooporder of pakbon
- Uitboeken van artikelen bij het picken van een order
- Voorraadverplaatsingen tussen locaties of magazijnstellingen
- Directe controle op aantallen, zodat afwijkingen meteen zichtbaar zijn
- Overzicht van de actuele voorraad per artikel of locatie
Omdat de app op maat wordt gebouwd, sluit deze precies aan op jouw manier van werken. De medewerker scant, bevestigt en gaat door, zonder omslachtige handmatige invoer of losse lijsten.
Hoe het werkt: elke mutatie direct verwerkt
Elke scan die een medewerker maakt, wordt direct verwerkt. De mutatie wordt vastgelegd in Dataverse, de gestructureerde datalaag binnen het Power Platform, en van daaruit doorgezet naar het ERP-systeem. Zo weerspiegelt de voorraadstand voortdurend de werkelijke situatie in het magazijn, in plaats van een momentopname van de laatste telling.
Met Power Automate automatiseren we het proces rondom de app. Zakt de voorraad van een artikel onder een ingestelde minimumwaarde, dan kan automatisch een signaal of bestelvoorstel worden gegenereerd. Wordt een order volledig gepickt, dan kan de vervolgstap in het proces automatisch in gang worden gezet.
Doordat wij procesgestuurd werken, kijken we naar het volledige logistieke proces: ontvangst, opslag, picken en verzending. De app wordt daarmee geen losstaand hulpmiddel, maar een schakel in een soepel doorlopend magazijnproces.
- 1Barcode scannen
- 2Aantal bevestigen
- 3Mutatie in Dataverse
- 4Bijgewerkt in ERP
Koppelingen met het ERP-systeem
Een voorraad-app heeft pas waarde als deze werkt met dezelfde gegevens als de rest van de organisatie. Daarom ontwikkelen wij eigen API-koppelingen tussen de app en je ERP-systeem, zodat artikelen, voorraadstanden en orders altijd synchroon lopen.
De app haalt artikelgegevens, locaties en openstaande orders op uit systemen als Exact Online, AFAS of SAP, zodat de medewerker in het magazijn met actuele informatie werkt. Andersom worden de gescande mutaties teruggeschreven naar het ERP-systeem, of naar een SQL-database voor rapportagedoeleinden. Zo wordt de voorraadadministratie automatisch bijgewerkt zonder dubbele invoer.
Wat het oplevert
Met een mobiele magazijn- en voorraad-app is de voorraadstand op elk moment actueel en betrouwbaar. Doordat elke mutatie direct via een scan wordt vastgelegd, verdwijnt het verschil tussen de administratie en de werkelijke voorraad. Dat voorkomt misgrepen bij de verkoop en zorgt voor betere beslissingen bij inkoop.
Het scannen van barcodes gaat sneller en met minder fouten dan handmatig boeken. Tijdrovende, verstorende voorraadtellingen worden grotendeels overbodig, omdat de voorraad continu wordt bijgehouden. En omdat medewerkers met een intuïtieve app werken, is er weinig instructie nodig om ermee aan de slag te gaan.
Veilig in je eigen Microsoft 365-omgeving
Wij bouwen de app binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. De voorraad- en orderdata blijven daarmee in je eigen, vertrouwde omgeving en onder je eigen beheer. Via Dataverse bepaal je per gebruiker of rol wie welke handelingen mag uitvoeren, zodat bijvoorbeeld alleen bevoegde medewerkers correcties op de voorraad kunnen boeken.
Om jouw organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Power Apps. Zo kan je team de app in de toekomst zelf beheren en uitbreiden naar nieuwe magazijnprocessen. Wij werken met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.
- Eigen Microsoft 365-tenant
- Rechten per rol via Dataverse
- Alleen bevoegden corrigeren voorraad
- Data onder eigen beheer
Andere use cases
Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
Lees use case →Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75