Use case · Power AppsPower Apps inspectie-app voor de buitendienst
Een maatwerk-app waarmee de buitendienst inspecties, foto's en checklists direct (ook offline) vastlegt in plaats van op papier.
De uitdaging
De buitendienst legde inspecties vast op papier of losse formulieren die achteraf op kantoor moesten worden overgetypt, waardoor tijd verloren ging, foto's zoekraakten en de aantoonbaarheid onder druk stond.
Onze aanpak
omData bouwt een maatwerk Canvas App in Power Apps met digitale checklists, foto's en verplichte velden die offline werkt, data opslaat in Dataverse en koppelt aan bestaande ERP- en CRM-systemen.
Het resultaat
Inspecties worden in één keer volledig en digitaal vastgelegd, komen automatisch centraal binnen zodra er verbinding is, en kantoor kan sneller en betrouwbaarder opvolging geven.
De uitdaging: papierwerk in het veld
Medewerkers in de buitendienst leggen dagelijks inspecties, controles en werkzaamheden vast. In de praktijk gebeurt dat vaak nog op papier of met losse formulieren. Een inspecteur vult ter plaatse een checklist in, maakt met de telefoon een paar foto's en werkt de gegevens later op kantoor bij in een systeem.
Deze manier van werken kost dubbel zoveel tijd. Wat in het veld wordt genoteerd, moet achteraf opnieuw worden ingevoerd. Daarbij gaan foto's en papieren formulieren gemakkelijk verloren of raken ze losgekoppeld van de bijbehorende inspectie. En omdat gegevens pas later worden verwerkt, ontstaat er vertraging tussen de uitvoering in het veld en de verwerking op kantoor.
Ook de kwaliteit van de vastlegging staat onder druk. Zonder digitale ondersteuning worden verplichte velden soms vergeten, ontbreken foto's of is achteraf onduidelijk wie welke inspectie wanneer heeft uitgevoerd. Voor organisaties die inspecties moeten kunnen aantonen, is dat een reëel risico.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: een maatwerk Canvas App
Wij bouwen een maatwerk inspectie-app in Power Apps, in de vorm van een Canvas App. Deze app wordt volledig afgestemd op de manier waarop jouw buitendienst werkt en op de inspecties die worden uitgevoerd. De medewerker heeft de app op telefoon of tablet en doorloopt daarmee stap voor stap de benodigde controles.
De app leidt de gebruiker door het proces en zorgt ervoor dat alle benodigde informatie wordt vastgelegd. Denk aan functionaliteiten zoals:
- Digitale checklists die aansluiten op het type inspectie of object
- Direct foto's maken en koppelen aan de juiste inspectie
- Verplichte velden, zodat er geen essentiële gegevens worden vergeten
- Locatie- en tijdregistratie, zodat duidelijk is waar en wanneer een inspectie plaatsvond
- Digitale handtekening voor akkoord ter plaatse
Omdat de app op maat wordt gebouwd, sluit deze precies aan op de werkwijze en terminologie van jouw organisatie. De inspecteur werkt in een overzichtelijke interface die alleen de relevante stappen toont, in plaats van een generiek formulier.
Hoe het werkt: ook offline in het veld
Buitendienstmedewerkers werken lang niet altijd op een plek met goede internetverbinding. Denk aan kelders, afgelegen locaties of gebieden met slecht bereik. Daarom bouwen we de app zo dat inspecties ook offline kunnen worden uitgevoerd. De gegevens en foto's worden lokaal op het apparaat opgeslagen.
Zodra er weer een verbinding beschikbaar is, worden de vastgelegde gegevens automatisch gesynchroniseerd naar de centrale omgeving. De medewerker hoeft daar zelf niets voor te doen. Zo blijft de buitendienst altijd doorwerken, ongeacht de verbinding, en komen de gegevens toch betrouwbaar centraal binnen.
De data uit de app wordt opgeslagen in Dataverse, de gestructureerde datalaag binnen het Power Platform. Hierdoor staan alle inspecties, foto's en gegevens veilig en overzichtelijk op één plek. Vanuit Dataverse kunnen de gegevens vervolgens worden gebruikt voor rapportages, opvolging of doorzetting naar andere systemen.
- 1Inspectie offline uitvoeren
- 2Gegevens lokaal opslaan
- 3Automatisch synchroniseren bij verbinding
- 4Opslag in Dataverse
Koppelingen met bestaande systemen
Een inspectie-app staat zelden op zichzelf. Vaak moeten de gegevens die in het veld worden vastgelegd, aansluiten op informatie die al in andere systemen staat, of moeten de resultaten juist worden teruggezet naar het ERP- of CRM-systeem. Wij ontwikkelen eigen API-koppelingen om die verbinding tot stand te brengen.
Zo kan de app bijvoorbeeld klant-, object- of ordergegevens ophalen uit systemen als Exact Online, AFAS, SAP, Salesforce of Dynamics, zodat de inspecteur ter plaatse de juiste context voor zich heeft. Andersom kunnen de resultaten van een inspectie worden teruggekoppeld naar deze systemen of naar een SQL-database, zodat de administratie automatisch wordt bijgewerkt.
Omdat wij procesgestuurd werken, kijken we niet alleen naar de app zelf, maar naar het hele proces eromheen. Wat gebeurt er nadat een inspectie is afgerond, wie moet worden geïnformeerd en welke vervolgstappen zijn nodig? Die stappen kunnen we automatiseren, zodat de app onderdeel wordt van een soepel doorlopend proces.
Wat het oplevert
Met een maatwerk inspectie-app vervalt het dubbele werk van eerst noteren en later overtypen. Gegevens worden in één keer digitaal en op de juiste plek vastgelegd, inclusief foto's. Dat scheelt tijd en vermindert het aantal fouten dat bij handmatige overname ontstaat.
Daarnaast verbetert de kwaliteit en aantoonbaarheid van de vastlegging. Doordat verplichte velden en vaste stappen zijn ingebouwd, worden inspecties volledig en consistent uitgevoerd. En omdat de gegevens direct centraal beschikbaar zijn, kan kantoor sneller opvolging geven en beschikt de organisatie over actueel inzicht in wat er in het veld gebeurt.
Veilig in je eigen Microsoft 365-omgeving
Wij bouwen de app binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. De inspectiegegevens blijven daarmee in je eigen, vertrouwde omgeving en onder je eigen beheer. Via Dataverse kan per gebruiker of rol worden bepaald wie welke gegevens mag zien en bewerken, zodat gevoelige informatie goed beschermd blijft.
Om de organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Power Apps. Zo kan je team de app in de toekomst zelf beheren en uitbreiden met nieuwe inspectietypes. Wij werken met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.
- Eigen Microsoft 365-tenant
- Inspectiedata in Dataverse
- Rechten per gebruiker of rol
- Incompany Power Apps-training
Andere use cases
Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
Lees use case →Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75