Use case · DataverseDataverse projectadministratie
Projecten, taken, uren en middelen gestructureerd vastgelegd als basis voor apps, flows en rapportage.
De uitdaging
Projectinformatie zoals planning, taken, uren en afspraken lag verspreid over losse Excel-sheets en mailboxen, waardoor overzicht per project ontbrak en betrouwbaar sturen en rapporteren vrijwel onmogelijk was.
Onze aanpak
omData bouwt een gestructureerde projectadministratie in Dataverse met projecten, taken, uren, middelen en mijlpalen in één samenhangend datamodel, als fundament voor Power Apps, Power Automate-flows en Power BI-rapportage.
Het resultaat
Alle projectinformatie komt in samenhang op één plek, projectleiders en management houden continu actueel overzicht en rapportage met Power BI wordt moeiteloos, zodat er tijdig kan worden bijgestuurd.
De uitdaging: versnipperde projectinformatie
Bij veel organisaties leeft de projectinformatie verspreid over allerlei plekken. De planning staat in een Excel-sheet, de taken in een los takenlijstje, de uren in een ander bestand en de afspraken in de mailbox van de projectleider. Elk project wordt net iets anders bijgehouden, afhankelijk van wie het beheert.
Daardoor ontbreekt overzicht. Niemand kan in één oogopslag zien hoe een project ervoor staat: welke taken lopen, hoeveel uren er zijn besteed, of de mijlpalen worden gehaald en of het budget nog klopt. Om die vragen te beantwoorden moet informatie steeds handmatig worden verzameld en samengevoegd, wat tijd kost en foutgevoelig is.
Ook rapportage over meerdere projecten heen is lastig. Zolang de gegevens niet gestructureerd en op één plek staan, is het vrijwel onmogelijk om betrouwbaar te sturen op voortgang, bezetting en resultaat. Het management vaart daardoor deels op onderbuikgevoel in plaats van op actuele cijfers.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: een gestructureerd datamodel in Dataverse
Wij bouwen een gestructureerde projectadministratie in Dataverse, de gestructureerde datalaag binnen het Power Platform. In plaats van losse bestanden ontstaat één samenhangend datamodel waarin alle onderdelen van een project met elkaar in verband staan. Dat model wordt afgestemd op de manier waarop jouw organisatie projecten uitvoert.
In het datamodel leggen we de kern van de projectadministratie vast en verbinden we deze onderdelen logisch met elkaar. Denk aan tabellen voor:
- Projecten, met opdrachtgever, status, planning en budget
- Taken en activiteiten, gekoppeld aan het juiste project en de verantwoordelijke
- Uren, geboekt per medewerker, taak en project
- Middelen en resources, zoals mensen, materieel of materiaal
- Mijlpalen en deadlines waarop de voortgang wordt afgemeten
Doordat deze onderdelen in samenhang zijn vastgelegd, is per project direct duidelijk welke taken erbij horen, hoeveel uren eraan zijn besteed en welke mijlpalen in zicht zijn. De projectadministratie wordt daarmee een betrouwbaar en compleet beeld in plaats van een verzameling losse lijstjes.
Hoe het werkt: fundament voor apps en flows
De projectadministratie in Dataverse vormt het fundament waarop we apps en processen bouwen. Met Power Apps maken we bijvoorbeeld een projectapp waarin projectleiders taken beheren, de status bijwerken en middelen toewijzen, en een app waarmee medewerkers hun uren op de juiste taak boeken. Alle apps werken op hetzelfde onderliggende datamodel.
Met Power Automate automatiseren we het proces rondom de projecten. Denk aan een melding zodra een mijlpaal nadert, een goedkeuringsstap wanneer een project een budgetgrens overschrijdt, of het automatisch aanmaken van standaardtaken bij de start van een nieuw project. Omdat de flows op hetzelfde model draaien, sluiten proces en administratie naadloos op elkaar aan.
Doordat wij procesgestuurd werken, ontwerpen we het datamodel als fundament onder het hele projectproces, van aanvraag tot afronding. Zo groeit de administratie mee met nieuwe wensen zonder dat de structuur telkens opnieuw moet worden bedacht.
- 1Projectleider beheert taken in de app
- 2Medewerker boekt uren op de taak
- 3Power Automate meldt mijlpalen
- 4Standaardtaken automatisch aangemaakt
Rapportage met Power BI en koppelingen
Omdat alle projectgegevens gestructureerd in Dataverse staan, vormen ze een ideale basis voor rapportage met Power BI. We bouwen dashboards die realtime inzicht geven in de voortgang van projecten, de bezetting van medewerkers, de bestede versus begrote uren en de status van mijlpalen. Het management stuurt daarmee op actuele cijfers in plaats van op verouderde overzichten.
Waar nodig verbinden we de projectadministratie met bestaande systemen via eigen API-koppelingen. Zo kunnen we projecten of opdrachtgevers synchroniseren met een ERP-systeem als AFAS of Exact Online, geboekte uren doorzetten naar de facturatie, of gegevens combineren met een SQL-database of Databricks voor bredere analyses. Zo staat de projectadministratie niet op zichzelf, maar sluit deze aan op de rest van je informatievoorziening.
Wat het oplevert
Met een gestructureerde projectadministratie in Dataverse komt alle projectinformatie samen op één plek en in samenhang. Projectleiders en management hebben continu overzicht over taken, uren, middelen en mijlpalen, zonder dat gegevens telkens handmatig moeten worden verzameld. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
Doordat de gegevens gestructureerd en betrouwbaar zijn, wordt rapportage met Power BI moeiteloos en actueel. De organisatie kan tijdig bijsturen op projecten die dreigen uit te lopen of over budget te gaan. En omdat het datamodel als solide fundament dient, zijn nieuwe apps, flows en rapportages snel toe te voegen naarmate de behoefte groeit.
Veilig in je eigen Microsoft 365-omgeving
Wij richten de projectadministratie in binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. De projectgegevens blijven daarmee in je eigen, vertrouwde omgeving en onder je eigen beheer. Via het rechtenmodel van Dataverse bepaal je per gebruiker of rol wie welke projecten en gegevens mag zien en bewerken, zodat gevoelige informatie goed beschermd blijft.
Om jouw organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Dataverse, Power Apps en Power BI. Zo kan je team de projectadministratie in de toekomst zelf onderhouden en uitbreiden. Wij werken met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.
- Eigen M365-tenant
- Rechten per rol
- Projectgegevens onder eigen beheer
- Gevoelige info beschermd
Andere use cases
Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
Lees use case →Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75