Use case · Copilot StudioCopilot Studio chatbot voor leadkwalificatie
Een website-chatbot die vragen beantwoordt, leads kwalificeert en doorzet naar sales, met de data netjes in je CRM.
De uitdaging
Websitebezoekers met interesse haakten af omdat er niet meteen antwoord was, en sales kreeg kale contactformulieren waaruit lastig te bepalen viel welke leads serieus waren.
Onze aanpak
omData bouwt met Copilot Studio een AI-chatbot die vragen beantwoordt, leads kwalificeert en gegevens wegschrijft in Dataverse of CRM zoals Salesforce en Dynamics, met opvolging via Power Automate.
Het resultaat
Meer bezoekers worden omgezet in concrete, gekwalificeerde aanvragen, ook buiten kantoortijden, terwijl sales zijn tijd besteedt aan leads met echte kans van slagen.
De uitdaging: waardevolle websitebezoekers die afhaken
Je website trekt bezoekers die interesse hebben in je product of dienst. Maar tussen die interesse en een concreet salesgesprek zitten drempels. Een bezoeker heeft een vraag, ziet geen snel antwoord en klikt weer weg. Of hij vult een contactformulier in en hoort pas een dag later iets, terwijl de aandacht dan alweer verslapt is.
Voor sales is het bovendien lastig om te bepalen welke aanvragen de moeite waard zijn. Uit een kaal contactformulier valt vaak niet op te maken of iemand echt een serieuze koper is of alleen wat rondkijkt. Kostbare tijd gaat zo verloren aan het uitzoeken en nabellen van leads die uiteindelijk niet passen.
Buiten kantoortijden speelt hetzelfde probleem nog sterker. Juist 's avonds en in het weekend oriënteren mensen zich, maar dan is er niemand om vragen te beantwoorden of het gesprek aan te gaan. Waardevolle interesse verdwijnt daardoor ongemerkt, zonder dat je er als organisatie iets van meekrijgt.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: een AI-chatbot die vragen beantwoordt en leads kwalificeert
Wij bouwen met Copilot Studio een AI-chatbot die op je website meteen het gesprek aangaat met bezoekers. De chatbot beantwoordt vragen in gewone taal, helpt bezoekers verder en stelt tegelijk de juiste vragen om te bepalen of iemand een interessante lead is. Zo wordt interesse omgezet in een concrete, gekwalificeerde aanvraag, ook als er op dat moment niemand van sales beschikbaar is.
De chatbot doet in één vloeiend gesprek meerdere dingen tegelijk. Denk bijvoorbeeld aan:
- Beantwoorden van veelgestelde vragen over je diensten, aanpak, prijzen en werkwijze
- Bezoekers wegwijs maken en naar de juiste informatie of pagina begeleiden
- Kwalificerende vragen stellen, bijvoorbeeld over de behoefte, organisatiegrootte en tijdlijn
- Contactgegevens netjes en gestructureerd verzamelen, met toestemming van de bezoeker
- Bij een serieuze lead direct een terugbelverzoek of afspraakwens vastleggen
Zo krijgt sales geen kale formulieren meer binnen, maar aanvragen die al voorzien zijn van context, zodat het gesprek meteen inhoudelijk kan beginnen.
Hoe het werkt: van gesprek tot gekwalificeerde lead
De chatbot voert een natuurlijk gesprek en herkent daarbij wat de bezoeker wil. Voor de inhoudelijke antwoorden kan de chatbot putten uit je eigen informatie, zodat de antwoorden aansluiten op wat je organisatie daadwerkelijk aanbiedt en niet op algemene kennis van internet. Waar het gesprek richting een concrete interesse gaat, schakelt de chatbot over op kwalificerende vragen.
Op basis van de antwoorden bepaalt de chatbot hoe kansrijk een lead is. Een bezoeker met een duidelijke behoefte en een concrete tijdlijn wordt anders behandeld dan iemand die zich nog breed oriënteert. Zo komt de juiste lead met de juiste urgentie bij sales terecht, en worden minder relevante contacten netjes maar zonder onnodige inspanning afgehandeld.
Alle verzamelde gegevens worden gestructureerd vastgelegd, zodat er geen informatie verloren gaat en niets handmatig hoeft te worden overgetypt. Vervolgens zet de chatbot de lead automatisch door naar het juiste vervolgproces, zodat sales snel en met de juiste context kan opvolgen.
- 1Bezoeker start het gesprek
- 2Chatbot beantwoordt vragen
- 3Kwalificerende vragen gesteld
- 4Gegevens gestructureerd vastgelegd
- 5Lead doorgezet naar sales
Koppelingen met CRM en sales
Een gekwalificeerde lead is pas echt waardevol als hij ook op de goede plek terechtkomt. Daarom schrijft de chatbot de gegevens weg in Dataverse of je CRM-systeem, zodat elke lead centraal en herleidbaar wordt vastgelegd. Wij ontwikkelen daarvoor eigen API-koppelingen met CRM-systemen zoals Salesforce en Microsoft Dynamics, zodat de lead direct in de vertrouwde salesomgeving verschijnt.
Vanuit daar zet Power Automate het vervolgproces in gang. Een nieuwe lead kan automatisch worden toegewezen aan de juiste accountmanager, sales kan een melding en een taak krijgen om binnen korte tijd op te volgen, en de bezoeker kan direct een bevestiging ontvangen. Zo verloopt de overgang van chatbot naar mens soepel en snel, zonder handmatige tussenstappen.
Omdat wij met een procesgestuurde aanpak werken, kijken we niet alleen naar de chatbot zelf, maar naar het hele traject van bezoeker tot klant. We stemmen de kwalificatievragen en de opvolging af op de manier waarop jouw salesproces werkt, zodat de chatbot daadwerkelijk bijdraagt aan je commerciële resultaat.
Wat het oplevert
Met een chatbot voor leadkwalificatie haal je meer uit het verkeer dat je website al heeft. Bezoekers krijgen direct antwoord en worden geholpen op het moment dat hun interesse het grootst is, ook buiten kantoortijden. Daardoor haken minder mensen af en worden meer bezoekers omgezet in een concrete aanvraag.
Voor sales betekent dit betere leads met minder ruis. Het team besteedt zijn tijd aan gesprekken die kans van slagen hebben, in plaats van aan het uitzoeken en nabellen van vage aanvragen. En doordat alle gegevens netjes in het CRM staan, ontstaat er overzicht en grip op de instroom van nieuwe leads.
Veilig in je eigen Microsoft 365-omgeving
Wij bouwen de chatbot en het onderliggende proces binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. De leadgegevens die de chatbot verzamelt, blijven zo in je eigen, vertrouwde omgeving en worden niet gebruikt om externe AI-modellen te trainen. Je blijft zelf eigenaar van de gegevens van je potentiële klanten, wat ook helpt bij een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
Om de organisatie zelfstandig verder te helpen, verzorgen wij desgewenst incompany trainingen waarin je medewerkers leren werken met Copilot Studio en Power Automate. Zo kunnen zij de chatbot in de toekomst zelf aanpassen, bijvoorbeeld met nieuwe vragen of nieuwe campagnes. Wij werken daarbij met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.
- Eigen M365-tenant
- Leadgegevens in eigen omgeving
- Geen training van externe AI-modellen
- Zorgvuldig met persoonsgegevens
Andere use cases
Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
Lees use case →Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75