Use case · Copilot StudioCopilot Studio als interne kennisassistent
Een AI-assistent die medewerkers direct antwoord geeft op HR-, IT- en beleidsvragen op basis van je eigen documenten.
De uitdaging
Kennis over HR, IT en beleid stond verspreid over SharePoint, waardoor medewerkers steeds dezelfde vragen aan collega's stelden en ondersteunende teams veel tijd kwijt waren aan terugkerende vragen.
Onze aanpak
omData bouwt met Copilot Studio een interne AI-kennisassistent die vragen 24/7 in gewone taal beantwoordt op basis van je eigen SharePoint-documenten, met bronverwijzing en respect voor bestaande toegangsrechten.
Het resultaat
Medewerkers krijgen op elk moment direct en consistent antwoord, nieuwe collega's vinden sneller hun weg en HR, IT en de servicedesk houden tijd over voor complexer werk.
De uitdaging: kennis die verspreid en moeilijk vindbaar is
In elke organisatie zit veel kennis vast in documenten. Personeelsregelingen, IT-instructies, beleidsstukken, procedures en handleidingen staan verspreid over SharePoint-sites, mappen en intranetpagina's. De informatie is er wel, maar medewerkers weten vaak niet waar ze precies moeten zoeken of welke versie de actuele is.
Het gevolg is dat mensen hun vraag maar gewoon stellen aan een collega. HR, IT en de servicedesk krijgen daardoor een gestage stroom aan terugkerende vragen: hoe vraag ik verlof aan, wat is het beleid rond thuiswerken, hoe stel ik mijn wachtwoord opnieuw in, welke onkosten kan ik declareren? Stuk voor stuk vragen waarvan het antwoord al ergens is vastgelegd.
Dat kost de ondersteunende afdelingen veel tijd en het leidt de medewerker af van zijn eigen werk. Buiten kantoortijden blijven vragen bovendien liggen. Wie op vrijdagavond of in het weekend iets wil weten, moet wachten tot maandag. De kennis is aanwezig, maar niet op het moment en de plek waar iemand hem nodig heeft.
Snel in contact met een specialist
Plan een vrijblijvende kennismaking en ontdek wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.
- 1Kies een moment dat jou uitkomt
- 2Kort (video)gesprek van 30 minuten
- 3Concreet advies op maat, vrijblijvend
Kennismaking
30 minuten
De oplossing: een AI-kennisassistent op je eigen documenten
Wij bouwen met Copilot Studio een interne kennisassistent: een AI-chatbot waaraan medewerkers gewoon in gewone taal een vraag kunnen stellen. De assistent zoekt het antwoord in de documenten van je eigen organisatie en geeft direct een helder, onderbouwd antwoord, met verwijzing naar de bron waarop het gebaseerd is.
Omdat de assistent put uit je eigen SharePoint-documenten, sluiten de antwoorden precies aan op de regelingen, procedures en afspraken van jouw organisatie. In plaats van een algemeen antwoord van internet krijgt de medewerker het antwoord zoals het bij jullie geldt. De assistent kan bijvoorbeeld helpen met:
- HR-vragen over verlof, verzuim, arbeidsvoorwaarden en declaraties
- IT-vragen over accounts, software, wachtwoorden en veelvoorkomende storingen
- Beleids- en procedurevragen, van thuiswerkregeling tot inkoop- en veiligheidsafspraken
- Vragen van nieuwe medewerkers die snel wegwijs willen worden in de organisatie
- Verwijzingen naar het juiste formulier, de juiste contactpersoon of de juiste vervolgstap
De assistent is bereikbaar via een vertrouwde omgeving, bijvoorbeeld in Microsoft Teams of op het intranet, zodat medewerkers hem tegenkomen op de plek waar ze toch al werken.
Hoe het werkt: van vraag tot onderbouwd antwoord
De kennisassistent maakt gebruik van generatieve AI, maar dan gericht op jouw eigen documenten. Wij wijzen de bronnen aan die de assistent mag gebruiken, bijvoorbeeld specifieke SharePoint-sites en documentbibliotheken. De assistent doorzoekt uitsluitend die bronnen en baseert zijn antwoord daarop, in plaats van op algemene kennis van internet.
Zo krijgt de medewerker geen los, algemeen antwoord, maar informatie die aansluit op de eigen organisatie, met een verwijzing naar het onderliggende document. Dat maakt de antwoorden controleerbaar: wie meer wil weten of zeker wil zijn, klikt door naar de bron. Weet de assistent iets niet zeker, dan kan hij dat aangeven en de medewerker doorverwijzen naar de juiste afdeling of contactpersoon.
Belangrijk is dat de assistent altijd werkt met de actuele documenten. Wordt een regeling of procedure bijgewerkt op SharePoint, dan verandert het antwoord mee. Zo voorkom je dat er nog met verouderde versies wordt gewerkt en blijft de kennis vanzelf up-to-date, zonder dat je de assistent apart hoeft te onderhouden.
- 1Vraag in gewone taal
- 2Zoekt in aangewezen SharePoint-bronnen
- 3Onderbouwd antwoord met bronverwijzing
- 4Actueel bij elke update
Veilig binnen je eigen Microsoft 365
Wij bouwen de kennisassistent binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie. Dat betekent dat je documenten en gegevens in je eigen, vertrouwde omgeving blijven en niet worden gebruikt om externe AI-modellen te trainen. Je blijft zelf eigenaar van je kennis en data.
De assistent respecteert daarbij de bestaande toegangsrechten. Documenten die in SharePoint alleen voor een bepaalde afdeling toegankelijk zijn, blijven dat ook via de assistent. Een medewerker krijgt dus alleen antwoorden op basis van informatie die hij zelf ook mag inzien. Zo combineer je brede beschikbaarheid van kennis met zorgvuldige omgang met vertrouwelijke stukken.
Omdat wij met een procesgestuurde aanpak werken, kijken we eerst welke vragen het meest voorkomen en welke bronnen daarvoor het belangrijkst zijn. Zo begint de assistent daar waar de winst het grootst is en breiden we hem stap voor stap uit.
- Eigen Microsoft 365-tenant
- Bestaande toegangsrechten gerespecteerd
- Niet gebruikt om AI te trainen
- Eigenaar van kennis en data
Wat het oplevert
Met een interne kennisassistent krijgen medewerkers direct antwoord op hun vraag, op elk moment van de dag en zonder dat ze eerst een collega hoeven te storen of door mappen moeten zoeken. Dat scheelt hen tijd en frustratie en helpt vooral nieuwe medewerkers om snel hun weg te vinden.
Tegelijkertijd worden HR, IT en de servicedesk ontlast. De stroom terugkerende, eenvoudige vragen neemt af, waardoor deze teams meer ruimte houden voor complexere vraagstukken en persoonlijk contact waar dat echt nodig is. En doordat iedereen dezelfde, actuele bron raadpleegt, worden vragen consistent beantwoord en neemt het vertrouwen in de interne informatievoorziening toe.
Zelf verder met de assistent
Wij zorgen ervoor dat je niet afhankelijk blijft. Via incompany trainingen leren je medewerkers hoe de kennisassistent werkt, hoe je nieuwe onderwerpen toevoegt en hoe je bronnen beheert. Zo kan de organisatie de assistent in de toekomst zelf laten meegroeien met nieuwe vragen en nieuwe documenten.
Wij werken daarbij met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent. Zo investeer je in een oplossing die zichzelf terugverdient in tijdwinst en die je gaandeweg zelf verder kunt uitbouwen.
Andere use cases
Power BIPower BI dashboard voor financiële sturing
Cijfers uit Exact, AFAS en Excel samen in één realtime dashboard, zodat directie en finance dagelijks op actuele data sturen.
Lees use case →Power BIPower BI HR-dashboard: verzuim & bezetting
Realtime inzicht in verzuim, bezetting en formatie voor HR en directie, met data uit Nmbrs en AFAS en rechten per rol.
Lees use case →Power BIPower BI sales- & marketingdashboard
Inzicht in pijplijn, omzet per product en regio en campagne-ROI, met data uit je CRM en marketingbronnen.
Lees use case →
Microsoft FabricMicrosoft Fabric als centraal dataplatform
Data uit losse ERP-, CRM- en databronnen samengebracht in één OneLake, als betrouwbare basis voor rapportage en AI.
Lees use case →Verdiep je verder
Klaar om datagestuurd te werken?
Laat je gegevens achter en wij nemen binnen 24 uur contact met je op. Samen kijken we hoe we jouw organisatie slimmer laten werken binnen Microsoft 365.
Gijs Meuleman
Microsoft 365-specialist
“Ik denk graag met je mee. Plan gerust een vrijblijvend gesprek.”
- KVK:
- 99209764
- BTW:
- NL868868024B01
- IBAN:
- NL77 RABO 0169 0209 75