Autonome offerte-agent met Copilot Studio

Met Copilot Studio bouwen wij een autonome offerte-agent die zelfstandig offertes en orders opstelt. Waar een gewone chatbot blijft steken bij het beantwoorden van vragen, neemt deze agentic AI de hele voorbereiding over: hij begrijpt de klantvraag, combineert die met de prijslijst en voorraad, controleert de beschikbaarheid en genereert een compleet offertedocument dat klaarstaat ter goedkeuring.

Concreet betekent dat: een klant of verkoper geeft aan wat er nodig is, de agent zoekt de klant op in het CRM, haalt de juiste artikelen en prijzen uit het ERP, controleert of alles leverbaar is, stelt de offerte samen met de geldende voorwaarden en zet het document klaar. De verkoper hoeft alleen nog te controleren en te versturen.

De offerte-agent kan meerdere taken oppakken in het offertetraject. Denk bijvoorbeeld aan:

• De klantvraag vertalen naar concrete producten en diensten
• Actuele prijzen en kortingen ophalen uit de prijslijst
• Voorraad en levertijd controleren voordat er wordt toegezegd
• Het offerte- of orderdocument genereren en klaarzetten ter goedkeuring

De agent stelt de offerte voor; een mens geeft het definitieve akkoord. Zo wordt het voorbereidende werk automatisch gedaan, terwijl de verkoper de regie houdt over wat er daadwerkelijk naar de klant gaat.

Een offerte-agent is zo goed als de bronnen waaruit hij put. Om een kloppende offerte te kunnen samenstellen, moet hij veilig bij de klantgegevens, de prijslijst en de voorraad kunnen. Wij ontwikkelen daarvoor eigen API-koppelingen, zodat de agent gegevens kan opzoeken én de offerte of order kan wegschrijven in het juiste systeem.

Denk aan koppelingen met CRM-systemen als Salesforce of Dynamics voor de klantgegevens en met ERP-systemen als Exact Online, AFAS of SAP voor artikelen, prijzen en voorraad, eventueel aangevuld met een SQL-database. Doordat de agent deze systemen combineert, stelt hij een offerte in één keten samen in plaats van in losse handmatige stappen.

Elke actie is nauwkeurig afgebakend. Voor het ophalen van prijzen, het controleren van voorraad en het genereren van het document leggen we vast welke gegevens nodig zijn en welke regels gelden, zodat helder is wat de agent zelfstandig doet en waar de mens instapt.

Autonoom offreren vraagt om duidelijke waarborgen. Wij bouwen de agent binnen de eigen Microsoft 365-tenant van jouw organisatie, zodat klant-, prijs- en ordergegevens in je eigen, vertrouwde omgeving blijven. De agent krijgt alleen toegang tot de systemen en gegevens die hij nodig heeft, met rechten die aansluiten op de rollen binnen de organisatie.

De mens blijft aan het roer. De agent bereidt de offerte voor en zet die klaar, maar het definitieve akkoord ligt altijd bij een medewerker. Guardrails bepalen de grenzen waarbinnen de agent zelfstandig mag handelen, bijvoorbeeld rond kortingen en marges, en elke stap wordt vastgelegd in een volledige audit trail, zodat altijd terug te zien is hoe een offerte tot stand is gekomen. Desgewenst verzorgen wij incompany trainingen waarin je medewerkers leren de agent zelf te beheren en bij te sturen. Wij werken met een vast uurtarief of een vaste projectprijs, zodat vooraf duidelijk is waar je aan toe bent.