Eén centrale traffic- & productieoplossing op het Power Platform

De afdeling Traffic van Bindinc. verzorgt het wekelijkse traffic- en productieproces voor negen titels: de acht eigen titels en een titel van een externe opdrachtgever, die deze service bij Bindinc. afneemt. Elke week opnieuw komen daar oplages, productieopdrachten, papier en distributie samen.

Dat proces draaide op een extern beheerd systeem dat binnenkort vervalt. Dat vroeg om een toekomstvaste vervanging: een centrale, gestroomlijnde oplossing die het volledige wekelijkse proces ondersteunt en waarop Bindinc. de komende jaren kan bouwen.

Samen met omData is die oplossing gebouwd op het Microsoft Power Platform: een centrale datalaag, een gebruiksvriendelijke Power App voor Traffic, geautomatiseerde workflows voor goedkeuringen en documentgeneratie, en rapportages voor inzicht in kosten, papierverbruik en productievolumes.

Met het wegvallen van het extern beheerde systeem moest het volledige proces opnieuw worden ingericht. Dat proces leunde op veel handmatige handelingen en losse Excel-bestanden, en de gegevens stonden versnipperd op verschillende plekken zonder één betrouwbare bron van waarheid. Dat maakte het werk arbeidsintensief en foutgevoelig, juist in een proces dat elke week opnieuw strak moet lopen.

Bindinc. zocht daarom niet alleen een vervanging, maar één uniforme werkwijze: een systeem dat het wekelijkse ritme stuurt, fouten vroeg afvangt en Traffic ontzorgt.

De oplossing bestaat uit vier samenhangende onderdelen op het Power Platform, plus een aparte Sales-app op dezelfde datalaag:

• Centrale datalaag (Dataverse): alle stamgegevens en edities in één bron van waarheid.
• Traffic & Productie Cockpit (Power App): de dagelijkse werkplek van Traffic voor de jaarlijkse setup én de wekelijkse uitvoering.
• Procesautomatisering (Power Automate): imports, goedkeuringen, documentgeneratie en de koppeling met Exact.
• Rapportage & inzicht (Power BI): kosten, papierverbruik, oplages en forecasts.
• Sales-app: een aparte applicatie voor commerciële bijlagen (PPP) en inbladadvertenties, op dezelfde Dataverse.

Hieronder lopen we die onderdelen één voor één langs, in de volgorde waarin Traffic ze in de praktijk tegenkomt.

We hebben deze oplossing kort cyclisch ontwikkeld: in korte iteraties bouwen, direct laten zien en op basis van feedback bijsturen. Zo bleef de richting continu getoetst aan de dagelijkse praktijk in plaats van aan aannames vooraf.

Daarvoor zaten we elke week kort met het projectteam van Bindinc. bij elkaar. In die sessies liepen we de voortgang langs, valideerden we proceslogica en gegevensstructuur, en bepaalden we samen de eerstvolgende stap. Daardoor sluiten de schermen, workflows en gegevensmodellen naadloos aan op hoe Traffic écht werkt.

De oplossing is gefaseerd opgeleverd en uitgebreid getest, met heldere communicatie over voortgang, planning en kosten, zodat er nooit verrassingen waren en het team meegroeide met het systeem.

De Power App is de dagelijkse werkplek van Traffic. Ze opent op een dashboard met alle komende edities in één overzicht. Elke editie heeft een status (concept, in review, akkoord of PO verstuurd) en het dashboard geeft een signaal zodra er iets ontbreekt: PPP-informatie, oplages of een naderende deadline. Ook afwijkingen ten opzichte van eerdere weken vallen zo direct op.

Eens per jaar, of wanneer er iets verandert, beheert Traffic hier de stamdata: de titels, de leveranciers, de tarieven, de papierconfiguraties en de jaarplanning (het X-schema). Die gegevens vormen de basis waar elke wekelijkse editie op voortbouwt, zodat ze niet steeds opnieuw hoeven te worden ingevoerd.

In de wekelijkse editie-schermen worden de oplages bekeken, geïmporteerd en waar nodig aangepast, wordt de PPP-informatie gekoppeld en worden de tarieven automatisch toegepast. Afwijkingen zoals extra inserts of een hogere oplage worden geregistreerd, waarna de totale kosten en het verbruik direct worden herberekend. Vanuit de editie maakt Traffic vervolgens de concept- en definitieve productieopdrachten (PO's) aan en volgt ze de status ervan, inclusief correcties na het drukwerk voor meer- of minderwerk.

Onder de app ligt Dataverse als centrale datalaag. Daarin staan alle gegevens voor het wekelijkse traffic- en productieproces, met onderlinge relaties, validaties en beveiliging. Het model draait om de titels en hun wekelijkse edities. Daaromheen zitten de leveranciers (drukkerijen, transport- en papierpartners), de tarieven voor productie, papier en techniek, de papierconfiguraties, de jaarplanning, de inserts en PPP-informatie en de abonnements- en retailoplages.

Beheer (ICT) en gebruikers (Traffic) hebben elk een eigen rol, kritische stamdata is beschermd en wijzigingen op de kerntabellen worden gelogd.

Resultaat: één centrale bron van waarheid, geen losse Excel-bestanden of dubbele administraties, en een betrouwbare basis voor workflows, PO's en rapportages.

De workflows in Power Automate nemen het repeterende werk uit handen. Het begint bij de imports: de oplagegegevens komen vanuit een extern systeem (bijvoorbeeld CSV of Abel) binnen en de PPP-informatie vanuit Sales en Marketing, met validaties en duidelijke foutmeldingen als er iets niet klopt.

Is een editie compleet, dan dient Traffic haar in. Marketing, Finance en/of Redactie ontvangen automatisch een goedkeuringsverzoek via e-mail en Teams. Zodra zij akkoord geven, springt de status naar ‘goedgekeurd’ en wordt dat vastgelegd in een audittrail.

Daarna genereert het systeem de productieopdracht: een PO met tarieven, oplages, inserts en totalen, automatisch gevuld vanuit Dataverse en opgemaakt in de juiste huisstijl. Het document wordt opgeslagen in SharePoint en per mail naar de leverancier gestuurd. De PO-regels gaan vervolgens door naar Exact, als CSV of Excel of via de API, met een mapping van grootboekrekeningen, kostenplaatsen en leveranciers. Zo staan ze klaar voor Finance in het Purchase-to-Pay-proces, inclusief logging en foutdetectie.

Door het hele proces heen bewaakt het systeem de deadlines en meldt het ontbrekende gegevens. Alles wordt gelogd voor audit en procescontrole.

Power BI maakt zichtbaar wat er in de datalaag gebeurt. De rapportages tonen de drukkosten per editie en per titel, samen met de papier- en transportkosten, en zetten die af tegen de budgetten en eerdere jaren. Het papier- en materiaalverbruik is te volgen per papiersoort en per leverancier. Op oplageniveau wordt het verschil tussen abonnement en retail inzichtelijk, net als de trends per titel en de impact van marketingacties. Op basis van dezelfde gegevens worden forecasts gemaakt voor het papierverbruik en de productievolumes van toekomstige edities.

Als uitbreiding is een aparte Sales-applicatie ontwikkeld, op dezelfde centrale Dataverse als de Traffic-oplossing. Sales registreert en beheert daarin zelfstandig de commerciële bijlagen (PPP) en inbladadvertenties. Elk item wordt automatisch aan de juiste titel en editie gekoppeld, en doordat beide apps dezelfde datalaag gebruiken, komt die informatie zonder tussenstap bij Traffic binnen. Traffic kan de bijlagen in de eigen app vervolgens toevoegen, bewerken en verwijderen, terwijl het traffic-proces functioneel gescheiden blijft van de commerciële invoer.

Orders zijn te exporteren naar pdf of Excel om te delen met DPG; dat gebeurt bewust niet geautomatiseerd. Per titel is instelbaar of de DPG-integratie actief is.

Bindinc. werkt met een gescheiden test- en productieomgeving en een helder change-proces, zodat aanpassingen eerst veilig getest worden voordat ze live gaan. De flows zijn geconfigureerd en gedocumenteerd. In een gebruikerstraining is de app met de bijbehorende workflows uitgelegd, zijn de rapportages toegelicht en heeft het team een handreiking gekregen voor het beheer van de stamdata.

Het aantal handmatige handelingen is geminimaliseerd en fouten worden eerder afgevangen, nog vóór de goedkeuring. Traffic werkt nu elke week volgens één uniforme, gestuurde werkwijze, met betere gegevenskwaliteit als gevolg. De communicatie met leveranciers is uniform en foutloos, en er is volledige transparantie over zendingen en kosten.

Daarmee heeft Bindinc. een toekomstvast, gebruiksvriendelijk systeem dat het wekelijkse traffic-proces betrouwbaar ondersteunt en vereenvoudigt.